Data publikacji: 1 lutego 2018 r.
Nr zapytania: 14/2018

Zapytanie o cenę
dotyczące wykonania usługi transportu lotniczego dla reprezentacji Polski na Zimowe Igrzyska Paraolimpijskie Pjongczang 2018

1. Nazwa i adres zamawiającego:
Polski Komitet Paraolimpijski
Ul. Trylogii 2/16, 01–982, Warszawa
NIP: 5262358030
tel.: +48 22 824 08 72
Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl
Adres e-mail: biuro@paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa transportu lotniczego dla reprezentacji Polski na Zimowe Igrzyska Paraolimpijskie w Pjongczang 2018 w klasie ekonomicznej z bagażem standardowym oraz dodatkowym, z Międzynarodowego Portu Lotniczego Warszawa-Okęcie im. Fryderyka Chopina do Międzynarodowego Portu Lotniczego Seul-Incheon w Korei Południowej bez przesiadek.
Powyższa usługa obejmuje maksymalnie 26 osób dorosłych, w tym 1 poruszającej się na wózku inwalidzkim i musi zostać wykonana w warunkach przystosowanych do przewozu osób z niepełnosprawnościami w następujący sposób:
a) wylot z Warszawy w dniu 1 marca 2018 r. dla 2 os., 2 marca 2018 r. po godz. 12:00 dla 22 os., 5 marca 2018 r. dla 2 os.
b) wylot z Seulu w dniu 20 marca 2018 r. dla max. 26 osób.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:
60400000-2 – Usługi transportu lotniczego,
60410000-5 – Usługi regularnego transportu lotniczego,
60420000-8 – Usługi nieregularnego transportu lotniczego,
60423000-9 – Usługi czarteru lotniczego.

4. Zadania po stronie Wykonawcy

  • złożenie w terminie załącznika nr 1 – oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia;
  • złożenie w terminie załącznika nr 2 – oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu;
  • złożenie w terminie załącznika nr 3 – oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – w oryginale,
  • złożenie aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
  • złożenie aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie całości wykonywania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
  • złożenie aktualnego zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
  • złożenie aktualnej polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia potwierdzającego, że wykonawca posiada aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę nie mniejszą niż 100.000 PLN.
  • złożenie dokumentu potwierdzającego posiadanie ważnej akredytacji IATA lub przynależności do IATA;
  • złożenie dokumentu potwierdzającego dokonanie rezerwacji proponowanych miejsc na przewóz reprezentacji;
  • złożenie dokumentacji poświadczającej posiadane doświadczenie w zakresie wykonania w ciągu ostatnich 3 lat kalendarzowych, przed dniem wszczęcia postepowania, przynajmniej 3 usług polegających na kompleksowej obsłudze podróży w zakresie sprzedaży i dostawy biletów o wartości nie mniejszej niż 100.000,00 zł każda, przy czym przynajmniej 2 z tych usług winny być realizowane na rzecz związków lub stowarzyszeń sportowych; doświadczenie musi zostać wykazane z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców z załączeniem dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie;
  • złożenie, jeśli wymaga tego oferta, pełnomocnictwa do zawarcia umowy, o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez wykonawcę,
  • złożenie pełnomocnictwa do reprezentacji i zawarcia umowy – przy podmiotach wspólnie ubiegających się o zamówienie;
  • wykazane pełnomocnictwa muszą zostać dołączone do oferty w formie oryginału albo kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem;
  • Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
  • Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
  • bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
  • Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej składa dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzające odpowiednio:

  • że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,
  • że nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.

Powyższe dokumenty powinny zostać wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem.

W przypadku braku przedłożenia wraz z ofertą któregokolwiek z dokumentów o których mowa powyżej oraz pełnomocnictw Zamawiający wezwie wykonawcę do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Złożone na wezwanie Zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu.

Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału kopii dokumentu, gdy złożona przez wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości, co do jej prawidłowości.

Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez wykonawcę.

5. Zadania po stronie Zamawiającego

  • przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia zakupionych biletów lotniczych,
  • uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia

  • Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie 01.03-20.03.2018 r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

  • posiada uprawnienia i spełniają warunki do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień lub spełnienia warunków,
  • posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
  • posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; warunek ten zostanie spełniony, gdy wykonawca wykaże się wykonaniem w ciągu ostatnich 3 lat kalendarzowych przed dniem wszczęcia postepowania przynajmniej 3 usług polegających na kompleksowej obsłudze podróży w zakresie sprzedaży i dostawy biletów o wartości nie mniejszej niż 100.000,00 zł każda, przy czym przynajmniej 2 z tych usług winny być realizowane na rzecz związków lub stowarzyszeń sportowych;
  • znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
  • nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się fakt, że zamówienie nie może zostać udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo ze Zleceniobiorcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zleceniobiorcy lub osobami wykonującymi w imieniu Zleceniobiorcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, polegające w szczególności na:
    1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
    2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
    3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
    4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
  • nie jest wykonawcą, który w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania, w sposób zawiniony poważnie naruszyli obowiązki zawodowe, w szczególności, gdy wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie, co Zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą dowolnych środków dowodowych. Wykonawców którzy wyrządzili szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona orzeczeniem Sądu, które uprawomocniło się w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania;
  • nie jest wykonawcą, w stosunku do którego otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem Sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego. Zamawiający może wykluczyć wykonawcę, gdy w stosunku do niego złożono wniosek o ogłoszenie upadłości;
  • nie jest wykonawcą, który zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
  • nie jest osobą prawną, której urzędującego członka organu zarządzającego prawomocnie skazano za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;
  • nie jest podmiotem zbiorowym, wobec którego sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary;
  • dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi;
  • przynależą do międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego IATA lub posiadają ważną autoryzację IATA;
  • posiadają aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę nie mniejszą niż 100.000 PLN.
  • zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2023 r., z zastrzeżeniem, że termin ten może ulec zmianie w wyniku wydłużenia się okresu zamknięcia perspektywy finansowej.

Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również Wykonawców, którzy:

  • wykonywali bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba, że udział tych wykonawców w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji;
  • złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania
  • nie wykazali spełnienia warunków udziału w postępowaniu w sposób zgodny z zapytaniem.

Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 i 3 do niniejszego zapytania. Ocena spełnienia przez wykonawców wymaganych przez Zamawiającego warunków będzie oparta na zasadzie spełnia/nie spełnia danego warunku na podstawie informacji zawartych w załączonych do oferty dokumentach, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego, określonymi w zapytaniu. Z treści załączonych do oferty dokumentów musi jednoznacznie wynikać, że Wykonawca spełnił wymagane warunki na dzień złożenia oferty.

W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią niniejszego zapytania, a treścią udzielonych odpowiedzi jako obowiązującą należy przyjąć treść pisma zawierającego późniejsze oświadczenie Zamawiającego.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Wartość zamówienia za wystawienie biletów lotniczych powinna być podana w złotych polskich (PLN).
Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.
Cena oferty winna zawierać należny podatek VAT. Prawidłowe ustalenie VAT należy do obowiązków wykonawcy – zgodnie z przepisami z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:
Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1, 2, 3, 4. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Pełnomocnictwo do podpisania oferty musi być dołączone do oferty o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę. Powinno być złożone w oryginale lub w poświadczonej notarialnie lub przez inny uprawniony podmiot za zgodność z oryginałem kopii. Wykonawca umieszcza na treści dokumentu zapis „za zgodność z oryginałem” oraz sygnuje podpisem osób uprawnionych do składania oświadczeń woli, które podpisały ofertę. Dokumenty wielostronicowe przedłożone w formie kopii powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem na każdej stronie.

Wszystkie strony oferty oraz oświadczenia i dokumenty wymagane postanowieniami niniejszego zapytania winny być trwale ze sobą połączone, kolejno ponumerowane i parafowane przez wykonawcę, warunki te nie stanowią o treści oferty i ich nie spełnienie nie będzie skutkować odrzuceniem oferty. Wszelkie negatywne konsekwencje mogące z tego wyniknąć będą obciążały wykonawcę.

W przypadku przedłożenia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, wykonawca powinien w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Informacje te winny być zamieszczone na osobnych stronach oznaczonych klauzulą „Dokument stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji”. Dokumenty nie oznaczone w powyższy sposób będą udostępniane wszystkim uczestnikom postępowania.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy. Nie dopuszczalne jest składanie ofert częściowych lub wariantowych. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Wszelkie zmiany w treści oferty (poprawki, przekreślenia, dopiski) powinny być datowane i podpisane lub parafowane – w przeciwnym wypadku nie będą uwzględnione.

Zamawiający nie dopuszcza realizacji podróży na bazie przewozów typu „low cost”. Zamawiający nie dopuszcza możliwości zorganizowania transportu z podziałem podróżujących.

Zamawiający zastrzega możliwość przewiezienia bagażu dodatkowego w postaci nart, monoski itp. za dodatkową opłatą uzgodnioną z przewoźnikiem regulującym podróż.

Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby podróżujących maksymalnie o 5 osób. W takiej sytuacji wypowiedzenie zmieniające warunki umowy zostanie przez Zamawiającego dokonane najpóźniej do 20 lutego 2018 r. i nie spowoduje zmiany jednostkowej ceny brutto pozostałych biletów; cena ogółem ulegnie proporcjonalnemu zmniejszeniu.

Wydanie biletów lotniczych Zamawiającemu nie może nastąpić później niż w dniu 22 lutego 2018 r.
Zamawiający może w ofercie poprawić oczywiście omyłki pisarskie, za które Zamawiający uzna w szczególności bezsporne, nie budzące wątpliwości omyłki dotyczące wyrazów np. widoczna mylna pisownia wyrazów, ewidentny błąd gramatyczny, niezamierzone opuszczenie wyrazu lub jego części, rozbieżność pomiędzy ceną wpisaną liczbą i słownie. Może także poprawić oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek. Niezwłocznie powiadomi o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

Jeżeli oferta zawierać będzie rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zamawiający może zwrócić się w formie pisemnej do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny.

Przedłożona przez wykonawcę oferta zostanie odrzucona gdy:

  • jest niezgodna z z postanowieniami zapytania,
  • wykonawca nie wykazał, iż treść oferty odpowiada treści zapytania, w szczególności przedstawione przez wykonawcę dokumenty odnoszące się do przedstawionych wymagań w stosunku do przedmiotu zamówienia nie potwierdzają ich zgodności z wymaganiami Zamawiającego,
  • jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów, w szczególności na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego dotyczących wad oświadczeń woli, przedstawicielstwa oraz braku własnoręcznego podpisu osoby uprawnionej do działania w imieniu wykonawcy pod oświadczeniem woli stanowiącym ofertę,
  • jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i czyn ten będzie nierozerwalnie związany ze złożeniem oferty,
  • została złożona przez wykonawcę wykluczonego z postępowania,
  • zawiera błędy w obliczeniu ceny, inne niż oczywiste omyłki rachunkowe podlegające poprawieniu przez Zamawiającego,
  • wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wyrazi sprzeciw na poprawienie w ofercie omyłek pisarskich, rachunkowych lub polegających na poprawieniu niezgodności oferty z zapytaniem, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty,
  • wykonawca pomimo zwrócenia się zamawiającego o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny, nie złożył wyjaśnień lub jeżeli złożone wyjaśnienia lub dostarczone dowody nie potwierdzają, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny w stosunku do przedmiotu zamówienia,

W przypadku odrzucenia oferty z przyczyn wskazanych powyżej, wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu w stosunku do Zamawiającego.

10 .Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami
Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest P. Marzenna Zawadzka – p.o. Dyrektora biura:

Kontakt: tel. 537 007 382
e-mail: m.zawadzka@paralympic.org.pl

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru. Zamawiający urzęduje od poniedziałku do piątku w godzinach 09:00-17:00.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

  1. Oferty muszą być złożone do dnia 08.02.2018 r. do godz. 23:59.
    Oferty należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: m.zawadzka@paralympic.org.pl, zatytułowanej następująco: „Oferta na usługę wykonania transportu lotniczego dla reprezentacji Polski na Zimowe Igrzyska Paraolimpijskie Pjongczang 2018”.
  2. Oferty otrzymane po 08.02.2018 r. nie będą rozpatrywane.
  3. Wybór ofert nastąpi do dnia 09.02.2018 r. i zakończony zostanie protokołem.
  4. Przekazanie oferty w formie innej niż wskazano w pkt a) będzie nieskuteczne (nieważne).

12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:
W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:

  1. Kwota zamówienia za wystawienie biletów lotniczych – 100%.

Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).
Cena oferty jest ceną umowną, zawiera wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia (np. opłatę lotniskową) oraz wszystkie inne koszty wynikające z realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z zapytaniem.

13. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert

  1. Kwota zamówienia za wystawienie biletów lotniczych – 100%

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Kmin / Kbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Kmin – kwota zamówienia oferty najtańszej
Kbad – kwota zamówienia oferty badanej
100 – współczynnik stały

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
W dniu 09.02.2018 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do wyjaśnień dotyczących zakresu oferty. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.

Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy. Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie, nawet tych wkluczonych z postepowania o udzielenie zamówienia lub odrzucono ich ofertę. Podana zostanie nazwa (firma), siedziba i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi do dnia 12 lutego 2018 r.

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, o ile prośba o wyjaśnienie treści zapytania wpłynęła nie później niż przed upływem połowy terminu składania ofert.
Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić treść zapytania albo odwołać ogłoszenie o zapytaniu. Zmiana treści zapytania może wynikać z pytań zadanych przez wykonawców, jak i z własnej inicjatywy Zamawiającego. Zamawiający niezwłocznie po zmianie treści zapytania oraz odwołaniu ogłoszenia o przetargu udostępni zmienione zapytanie lub stosowną informację na stronie internetowej www.paralympic.org.pl.

Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający udostępni na stronie internetowej www.paralympic.org.pl bez ujawniania źródła zapytania najpóźniej z dniem upływu terminu do składania ofert.

15. Termin związania ofertą
Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Unieważnienie postępowania
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

17. Finansowanie
Zamówienie jest finansowane ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki.

18. Uwagi końcowe
Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo. Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Komitet Paraolimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Komitet Paraolimpijski nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
Zamawiający zamyka postepowanie bez wyboru oferty, jeżeli:

  • nie została złożona żadna oferta lub wszystkie złożone oferty podlegają odrzuceniu,
  • cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
  • w postepowaniu wystąpiły wady, które mają lub mogą mieć wpływ na wynik postępowania, o ile nie dadzą się usunąć,
  • wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postepowania lub wykonanie zamówienia nie leży w uzasadnionym interesie Zamawiającego albo w interesie publicznym,
    O zamknięciu postepowania bez wyboru oferty Zamawiający informuje na stronie internetowej oraz zawiadamia równocześnie wszystkich wykonawców, którzy:
  • ubiegali się o udzielenie zamówienia – gdy zamknięcie postępowania nastąpiło przed upływem terminu składania ofert,
  • złożyli oferty- gdy postepowanie zamknięto po terminie składania ofert.

19. Postanowienia końcowe
Do zapytania ofertowego dołączono:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Oświadczenie wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postepowaniu
Załącznik nr 3 – Oświadczenie wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania
Załącznik nr 4 – Doświadczenie zawodowe

Pytania wraz z odpowiedziami do zapytania nr 14/2018

Pytanie 1: W odniesieniu do wymogów formalnych dot. doświadczenia zawodowego rozumiemy , że wspomniane  usługi na rzecz osób z niepełnosprawnościami winny dotyczyć realizacji w okresie ostatnich 3 lat kalendarzowych przed dniem wszczęcia postępowania.

Jednocześnie prosimy o doprecyzowanie, czy oczekiwana dokumentacja winna dotyczyć wartości realizowanych usług w skali kolejnych 12 miesięcy , czy również 3 lat?

Odpowiedź 1: Pragnę poinformować, że oczekiwana dokumentacja winna dotyczyć wartości realizowanych usług w skali 12 miesięcy.

Pytanie 2: W nawiązaniu do uruchomionej procedury dot. rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych na Igrzyska Paraolimpijskie  Pyeongchang 2018 , mając na uwadze treść zał. nr 4 do Zapytania Cenowego , uprzejmie prosimy o doprecyzowanie , czy wspomniane doświadczenie zawodowe winno dotyczyć współpracy ze związkami / organizacjami sportowymi związanymi ze środowiskiem osób niepełnosprawnych czy też ze wszystkimi związkami/organizacjami sportowymi ?

Odpowiedź 2: W nawiązaniu do Pana e-maila pragnę wyjaśnić, iż wspomniane doświadczenie winno dotyczyć współpracy ze związkami / organizacjami sportowymi związanymi ze środowiskiem osób niepełnosprawnych.

Pytanie 3:  W związku z przygotowywaną przez nas ofertą organizacyjno – cenową dot. realizacji podroży kadry Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do Seulu – marzec 2018 , mając na uwadze potencjalną obszerność oferty , zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie możliwości złożenia oferty w formie papierowej poprzez dostarczenie jej w dn. 08.02.2018 do siedziby Zamawiającego

Odpowiedź 3: w nawiązaniu do przesłanego przez Pana zapytania pragnę poinformować, iż dopuszczamy możliwość złożenia oferty w formie papierowej w naszej siedzibie we wskazanym w zapytaniu terminie.