Zapytanie ofertowe nr 26/2025

Data publikacji: 31.07.2025

Zapytanie ofertowe nr 26/2025

dotyczące usługi sprzedaży i dostarczenia gadżetów reklamowych dla uczestników pikników paralimpijskich
w ramach projektu„Pikniki Paralimpijskie – Zbliżamy Ludzi Przez Sport”.

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Polski Komitet Paralimpijski

ul. Konwiktorska 9/2, 00-216 Warszawa

NIP: 5262358030

tel.: +48 22 824 08 72

Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa sprzedaży i dostarczenia gadżetów reklamowych z logo (Państwowych Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych + Polski Komitet Paralimpijski). Gadżety przeznaczone będą dla uczestników pikników paralimpijskich w ramach projektu„Pikniki Paralimpijskie – Zbliżamy Ludzi Przez Sport”, realizowanego w ramach umowy nr UM/PW9/2025/3/DEPT_DS_WSPOLPRACY/11982 z dnia 22.04.2025 r. podpisanej pomiędzy Polskim Komitetem Paralimpijskim a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Gadżety będą rozdysponowane wśród aktywnych uczestników pikników. Pakiet uczestnika składa się z kliku gadżetów i jego wartość nie może przekroczyć 30 zł netto. Tym samym oferta gadżetów powinna uwzględniać taką ich cenę, która pozwoli na komponowanie z listy poniższych gadżetów pakietów złożonych z kilku sztuk różnych przedmiotów o łącznej wartości 30 zł netto.

Zamawiający pod różne pikniki będzie komponował różne zestawy gadżetów korzystając z produktów z poniższej listy.

Lista gadżetów:

Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

22462000-6– Materiały reklamowe

4. Zadania po stronie Wykonawcy

• Wykonawca składa ofertę na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania w terminie określonym w niniejszym zapytaniu. Do oferty należy dołączyć oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę na dany, częściowy przedmiot zamówienia
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni liczony od daty końcowej terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.
• Wykonawca powinien załączyć przykładowe zdjęcia lub linki do oferowanego przez siebie produktu/ów.
• Wykonawca powinien dostarczyć na adres korespondencyjny Zamawiającego po 1 egz. każdego rodzaju oferowanego gadżetu na potrzeby dokonania jakościowej oceny oferty. Gadżety nie wymagają obrandowania ale muszą być zbieżne z docelowo oferowanym produktem. Próbki gadżetów powinny być oznaczone tak, aby możliwa

była ich identyfikacja ze złożoną ofertą.

5. Zadania po stronie Zamawiającego

• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia zamówienia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury lub rachunku we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia

• Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie do 3 września.2025 r.

Zamawiający planuje zorganizować w okresie sierpień 2025 – grudzień 2026  5 pikników paralimpijskich w różnych rejonach kraju. Gadżety będą dostarczane przez wykonawcę do siedziby zamawiającego w partiach, przed kolejnymi piknikami, zgodnie zamówieniami wystawianymi przez zamawiającego na podstawie umowy ramowej.

Zamawiający może zawrzeć umowy z jednym lub kilkoma wykonawcami, którzy uzyskali najwyższą liczbę punktów za poszczególne produkty. Umowa będzie opiewała na te produkty z oferty, w zakresie których oferent uzyskał najwyższą liczbę punktów.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

1. Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;

2. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

3. Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynnościzwiązane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

– uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

– posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji;

– pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

– pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli

4. Zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2031 r.

Powyższe zapisy reguluje również załącznik nr 2.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w PLN (netto i brutto). Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności nie krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:

• Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem
  z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty,
• Załącznik nr 2,
• Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego poniżej, podając ją w kwocie netto oraz brutto, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia. Cena jednostkowa powinna uwzględniać koszty nadruku i dostawy gadżetów.
• Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Oferta powinna uwzględniać następujące elementy: sprzedaż i dostawa gadżetów reklamowych z logo dla uczestników pikników paralimpijskich w ramach projektu„Pikniki Paralimpijskie – Zbliżamy Ludzi Przez Sport”.

10 . Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

• Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: [email protected].

• Próbki gadżetów należy dostarczyć do dnia upływu terminu składania ofert na adres:

Polski Komitet Paralimpijski

ul. Konwiktorska 9/2, 00-216 Warszawa

Przesyłkę należy opatrzeć dopiskiem: „Próbki do Zapytania ofertowego nr ….”

Termin składania ofert upływa dnia:  7 sierpnia 2025 r. o godzinie: 23:59. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

11. Kryteria wyboru

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców w oparciu o następujące kryteria:

Lp.	Nazwa kryterium	Waga (w %)
1	Cena	60%
2	Jakość gadżetów	40%

Najkorzystniejsza oferta dla danej pozycji otrzyma maksymalną punktację, zgodnie z ww. wagami.

Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach kryterium oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt.

1. Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone wg wzoru:

2. Punkty za kryterium ,,Jakość gadżetów” zostaną przyznane w skali punktowej do 40 pkt.

W ocenie, przy tym kryterium, zostanie wzięta pod uwagę jakość materiałów, z której wykonano produkty oraz staranność i trwałość wykonania poszczególnych elementów produktu.

Zamawiający w trakcie analizy złożonych ofert zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę. Oferty będą rozpatrywane osobno dla każdego produktu i na tej podstawie zostaną wybrani Wykonawcy, którzy otrzymali największa liczbę punktów za określone gadżety. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie.

Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi do dnia 12 sierpnia 2025 r.

12. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

Wybranego Wykonawcę Komisja zaprosi do podpisania umowy, na podstawie której realizowane będzie zamówienia.

Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

13. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania a wykonawcom nie przysługują wobec Zamawiającego jakiekolwiek roszczenia.

14. Finansowanie

Zamówienie jest finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Pikniki Paralimpijskie – Zbliżamy Ludzi Przez Sport”.

15. Informacje na temat przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy

1. Administratorem danych osobowych jest Polski Komitet Paralimpijski z siedzibą w Warszawie (00-216) przy ul. Konwiktorskiej 9 lok. 2. tel.: +48 22 824 08 72, fax.: +48 22 824 08 71, e-mail: [email protected].
2. Przetwarzanie danych osobowych odbędzie się w celach:
3. wyboru Wykonawcy spośród nadesłanych informacji;
4. zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy z Wykonawcą (w przypadku wyboru oferty);
5. realizacji obowiązków wynikających z przepisów o podatkach i rachunkowości tzn. rozliczenia finansowego i podatkowego;
6. ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami;
7. kontaktowania się z Wykonawcą i jego pracownikami w sprawie oferty i realizacji umowy.
8. Osobom fizycznym przysługuje prawo do dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania, wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu przez Polski Komitet Paralimpijski danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy, znajdują się na stronie internetowej: https://paralympic.org.pl/projekty/projekt-pfron/ w zakładce: „Informacje RODO”

16. Postanowienia końcowe

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a niniejsze zapytanie nie stanowi oferty ani nie kreuje po stornie Zamawiającego zobowiązania do zawarcia umowy.

Polski Komitet Paralimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji na każdym etapie postępowania, w tym również ze względu na uzasadnione potrzeby odstąpić od zawarcia umowy z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę i wybrać innego wykonawcę.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paralimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paralimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty.

Polskiego Komitetu Paralimpijskiego nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

17. Postanowienia końcowe

Do zapytania ofertowego dołączono: