Zapytanie ofertowe nr 126/2021

Data publikacji: 20.05.2021 r.

Zapytanie ofertowe nr 126/2021

dotyczące wyboru trenerów/instruktorów, prowadzących zajęcia sekcji sportowych sportowo-aktywizujących w ramach projektu „Bądź AKTYWNY! 2021”.

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Polski Komitet Paraolimpijski

Konwiktorska 9 lok. 2, 00-216 Warszawa

NIP: 5262358030

tel.: +48 22 824 08 72

Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia, termin i miejsce wykonania:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa polegająca na prowadzeniu przez trenerów/instruktorów zajęć sekcji sportowej. Uczestnikami grupowych zajęć sekcji sportowej będą osoby z niepełnosprawnościami zrekrutowane w wyniku wolnego naboru organizowanego przez Zamawiającego. Sekcja sportowa liczyć będzie średnio 10 uczestników i będzie prowadzona przez  dwóch trenerów/instruktorów, przy wsparciu dwóch wolontariuszy zgodnie z harmonogramem zajęć.

Zajęcia sekcji sportowej prowadzone będą w ramach projektu pt. „Bądź AKTYWNY! 2021”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000628/BF/D z dnia 26.04.2021 r. podpisanej pomiędzy Polskim Komitetem Paraolimpijskim a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie: 01.06.2021 r. do 31.03.2022 r., w poniższych lokalizacjach:

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

80510000-2 – Usługi szkolenia specjalistycznego

4. Zadania po stronie Wykonawcy

• Wykonawca składa ofertę na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania w terminie określonym w niniejszym zapytaniu. Do oferty należy dołączyć oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania, oraz skan dokumentów potwierdzających posiadane doświadczenie.
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę na dany, częściowy przedmiot zamówienia
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni liczony od daty końcowej terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

• Składając ofertę Wykonawca zobowiązuje się do:
• kompleksowego przeprowadzenia zajęć w miejscu wskazanym przez Zamawiającego, w tym oceny i analizy poziomu sportowego uczestników oraz opracowania i aktualizacji harmonogramu zajęć.
• rzetelnego i terminowego, zgodne z wymogami projektowymi realizowania przedmiotu zamówienia, w tym prowadzenia dokumentacji zajęć (listy obecności, dzienniki) zgodnie z wymaganiami projektu.
• przekazywanie Zamawiającemu wszelkiej oryginalnej dokumentacji związanej
  z prowadzeniem zajęć do 7 dni roboczych po zakończeniu pełnego miesiąca,
• weryfikacji aktualnych zaświadczeń lekarskich uczestników projektu dopuszczających ich do udziału w projekcie,
• informowania uczestników projektu o współfinansowaniu zajęć ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,

5. Zadania po stronie Zamawiającego

• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia zamówienia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury lub rachunku we wskazanym terminie.

6. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Wykonawcy:

• posiada doświadczenie jako trener/instruktor właściwej dyscypliny paraolimpijskiej oraz niezbędną wiedzę do wykonania przedmiotu zamówienia, dodatkowym atutem będzie min. 3 letnie, udokumentowane doświadczenie w pracy z osobami
  z niepełnosprawnościami.

• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
  a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
• dysponuje potencjałem organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonywania usługi,
• zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2027 r.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

7. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Cena oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich i być ceną brutto wraz z narzutami pracodawcy (obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia
i koszty). Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

8. Opis sposobu przygotowania oferty:

• Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania oraz podpisana przez Wykonawcę. Do oferty Wykonawca załącza:
• podpisane oświadczenie potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu zgodnie z wzorem z załącznika nr 2 do niniejszego zapytania,
• skan referencji, dokumentów potwierdzających doświadczenie, uprawnień ect.
• W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla przedmiotu zamówienia, podając ją w kwocie brutto wraz z narzutami pracodawcy (uwzględniając wszystkie należne podatki, obciążenia i koszty), a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.
• Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

9. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest: Wawer Anna, e-mail: a.wawer@paralympic.org.pl

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

10. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

• Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: a.wawer@paralympic.org.pl zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę prowadzenia zajęć sekcji ramach projektu pt.: „Bądź AKTYWNY! 2021”.
• Termin składania ofert upływa dnia: 27.05.2021 r. o godzinie: 23:59. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

11. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki niniejszego postępowania w oparciu o następujące kryterium:

• Koszt oferty w badanym zakresie – 80 %.

Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – prowadzenie zajęć sekcji sportowej. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (80%) według następującego wzoru:

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

((Kmin / Kbad) * 80%) * 100= Ilość punktów

gdzie:

Kmin – koszt brutto oferty najtańszej

Kbad – koszt brutto oferty badanej

• – współczynnik stały
  • Doświadczenie – 20%

Zamawiający będzie badał, czy Wykonawca posiada udokumentowane doświadczenie w pracy z osobami z niepełnosprawnościami. Wykonawcy, którzy posiadają min. 3-letnie udokumentowane doświadczenie pracy z osobami z niepełnosprawnościami otrzymają 20 punków.

Zamawiający w trakcie analizy złożonych ofert zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie.

Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi do dnia 28.05.2021 r.

12. Formalności w celu zawarcia umowy

Wybranego Wykonawcę Komisja zaprosi do podpisania umowy, na podstawie której realizowane będzie zamówienia.

Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

13. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania a wykonawcom nie przysługują wobec Zamawiającego jakiekolwiek roszczenia.

14. Finansowanie

Zamówienie jest finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Bądź AKTYWNY! 2021”.

15. Informacje na temat przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych 2016/679  – dalej jako „RODO”, w odniesieniu do:

• Wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą;
• Pełnomocnika Wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie);
• Członka organu zarządzającego Wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRS);
• Osoby fizycznej (np. pracownika Wykonawcy) skierowanej do kontaktów w sprawie realizacji zamówienia;

informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polski Komitet Paraolimpijski z siedzibą w Warszawie (00-216) przy ul. Konwiktorskiej 9 lok. 2. tel.: +48 22 824 08 72, fax.: +48 22 824 08 71, e-mail: biuro@paralympic.org.pl.
2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pisząc na adres e-mail: iod@paralympic.org.pl.
3. Przetwarzanie danych osobowych odbędzie się w następujących celach:

• wyboru Wykonawcy spośród nadesłanych ofert na podstawie czynności zmierzających do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy z Wykonawcą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (w przypadku wyboru oferty);
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów o podatkach i rachunkowości tzn. rozliczenia finansowego i podatkowego (np. rozliczenie faktur lub rachunków) (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami z tytułu zawartej umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• kontaktowania się z Wykonawcą i jego pracownikami w sprawie realizacji umowy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim jest kontakt w celu realizacji umowy.

4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez czas trwania umowy, a następnie przez okres 5 lat licząc od końca roku w którym umowa się zakończyła.
5. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będzie Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach monitorowania i kontroli prawidłowości realizacji Projektu. Innymi odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty świadczące dla Administratora usługi informatyczne (hosting skrzynek mailowych), prawne, doradcze, na podstawie stosownych umów oraz podmioty upoważnione do otrzymania Pani/Pana danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa np. banki.
6. Podanie danych osobowych niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy jest warunkiem umownym, ich niepodanie poskutkuje brakiem możliwości zawarcia i realizacji umowy.
7. W przypadku gdy jest Pani/Pan pracownikiem Wykonawcy, podanie Pani/Pana danych osobowych może być obowiązkiem wynikającym z relacji służbowej lub innej pomiędzy Panią/Panem, a Wykonawcą.
8. Przysługuje Pani/Panu prawo do:

• dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
• przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim Pani /Pana dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

9. Pani/Pana dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu oraz nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

16. Postanowienia końcowe

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a niniejsze zapytanie nie stanowi oferty ani nie kreuje po stornie Zamawiającego zobowiązania do zawarcia umowy.

Polski Komitet Paraolimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji na każdym etapie postępowania, w tym również ze względu na uzasadnione potrzeby odstąpić od zawarcia umowy z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę i wybrać innego wykonawcę.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty.

Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

17. Załączniki

Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych