Zapytanie ofertowe nr 179/2021

Zapytanie ofertowe nr 179/2021

dotyczące wyboru trenerów/instruktorów, prowadzących zajęcia podczas warsztatów sportowo-aktywizujących w ramach projektu „Sport dla Wszystkich! 2021”.

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Polski Komitet Paraolimpijski

ul. Konwiktorska 9 lok. 2, 00-216 Warszawa

NIP: 5262358030

tel.: +48 22 824 08 72

Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia, termin i miejsce wykonania:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa prowadzenia zajęć podczas warsztatów sportowo-aktywizujących dla osób z niepełnosprawnościami w terminie: 02-05.12.2021 r. na terenie: Kleszczowa, przez:

–     2 trenerów/instruktorów rugby na wózkach w liczbie śr. po 24 godzin łącznie, (wymagane doświadczenie w pracy z osobami z niepełnosprawnościami)

–     1 fizjoterapeutę/masażystę w liczbie śr.  24 godzin łącznie, (wymagane doświadczenie w pracy z osobami z niepełnosprawnościami)

–     1 psychologa w liczbie śr. po 24 godzin łącznie, (wymagane doświadczenie w pracy z osobami z niepełnosprawnościami)

–     1 osobę obsługi technicznej w liczbie śr. po 24 godzin łącznie, (wymagane doświadczenie w pracy z osobami z niepełnosprawnościami)

zgodnie z harmonogramem zajęć opracowanym przez Zamawiającego.

Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych

Polski Komitet Paraolimpijski jako organizator zapewnia (opłaca) zakwaterowanie, wyżywienie oraz ubezpieczenie na czas trwania warsztatów. Zajęcia odbywają się codziennie, średnio 8h/dziennie (w tym 4h pierwszego i ostatniego dnia warsztatów)

Warsztaty organizowane są w ramach projektu „Sport dla Wszystkich! 2021”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000629/BF/D z dnia 26.04.2021 r. podpisanej pomiędzy Polskim Komitetem Paraolimpijskim a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

80510000-2 – Usługi szkolenia specjalistycznego

85142100-7 – Usługi fizjoterapii

4. Zadania po stronie Wykonawcy

Wykonawca składa ofertę na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania w terminie określonym w niniejszym zapytaniu. Do oferty należy dołączyć oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania oraz skanu dokumentów potwierdzających doświadczenie i wymagane uprawnienia.
Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę na dany, częściowy przedmiot zamówienia
Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni liczony od daty końcowej terminu składania ofert,
Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.
·           Składając ofertę Wykonawca zobowiązuje się do:

–           kompleksowego przeprowadzenia zajęć w miejscu wskazanym przez Zamawiającego,

–           rzetelnego i terminowego, zgodne z wymogami projektowymi realizowania przedmiotu zamówienia, w tym prowadzenia dokumentacji zajęć zgodnie z wymaganiami projektu.

–           przekazywanie Zamawiającemu wszelkiej oryginalnej dokumentacji związanej
z prowadzeniem zajęć do 7 dni roboczych po zakończeniu warsztatów,

–           weryfikacji aktualnych zaświadczeń lekarskich uczestników projektu dopuszczających ich do udziału w projekcie,

–           informowania uczestników projektu o współfinansowaniu zajęć ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,

5. Zadania po stronie Zamawiającego

przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia zamówienia,
uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury lub rachunku we wskazanym terminie.
6. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Wykonawcy:

Posiada doświadczenie jako trener/instruktor dyscypliny paraolimpijskiej oraz niezbędną wiedzę do wykonania przedmiotu zamówienia,
Posiada niezbędne uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, czyli uprawnienia fizjoterapeuty/masażysty lub posiada uprawnienia psychologa (lub innej specjalizacji) oraz doświadczenie w pracy ze sportowcami z niepełnosprawnościami/uprawiającymi dyscypliny paraolimpijskiej.
Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1.      uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

2.      posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 %  akcji;

3.    pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4.    pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
Dysponuje potencjałem organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi,
Zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2027 r.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

7. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Cena oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich i być ceną brutto wraz z narzutami pracodawcy (obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia
i koszty). Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

8. Opis sposobu przygotowania oferty:

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania oraz podpisana przez Wykonawcę. Do oferty Wykonawca załącza:

–      podpisane oświadczenie potwierdzające spełnienie warunków udziału w postpowaniu zgodnie z wzorem z załącznika nr 2 do niniejszego zapytania,

–      skan dokumentów potwierdzających doświadczenie oraz wymaganych uprawnień (w przypadku funkcji masażysty lub psychologa/pedagoga do oferty należy dołączyć skan właściwych uprawnień: dyplomu, ukończenia kursu ect.),

W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla przedmiotu zamówienia, podając ją w kwocie brutto wraz z narzutami pracodawcy (uwzględniając wszystkie należne podatki, obciążenia i koszty), a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

9. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest Magda Ratyńska, e-mail: m.ratynska@paralympic.org.pl

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

10. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

·         Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: m.ratynska@paralympic.org.pl zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę prowadzenia warsztatów ramach projektu pt.: „Sport dla Wszystkich! 2021”.

·         Termin składania ofert upływa dnia:  30.11.2021 r. o godzinie: 23:59. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

11. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki niniejszego postępowania w oparciu o następujące kryterium:

Koszt oferty w badanym zakresie – 100 %.

Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – zakwaterowanie, wyżywienie, wynajem obiektów sportowych według następującego wzoru:

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

((Kmin / Kbad) * 100%) * 100= Ilość punktów

gdzie:

Kmin – koszt brutto oferty najtańszej

Kbad – koszt brutto oferty badanej

100 – współczynnik stały

Zamawiający w trakcie analizy złożonych ofert zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie.

Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi do dnia 01.12.2021 r.

12. Formalności w celu zawarcia umowy

Wybranego Wykonawcę Komisja zaprosi do podpisania umowy, na podstawie której realizowane będzie zamówienia.

Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

13. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania a wykonawcom nie przysługują wobec Zamawiającego jakiekolwiek roszczenia.

14. Finansowanie

Zamówienie jest finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Sport dla Wszystkich! 2021”.

15. Informacje na temat przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych 2016/679  – dalej jako „RODO”, w odniesieniu do:

–        Wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą;

–        Pełnomocnika Wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie);

–        Członka organu zarządzającego Wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRS);

–        Osoby fizycznej (np. pracownika Wykonawcy) skierowanej do kontaktów w sprawie realizacji zamówienia;

informujemy, że:

1.    Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polski Komitet Paraolimpijski z siedzibą w Warszawie (00-216) przy ul. Konwiktorskiej 9 lok. 2. tel.: +48 22 824 08 72, fax.: +48 22 824 08 71, e-mail: biuro@paralympic.org.pl.

2.    Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pisząc na adres e-mail: iod@paralympic.org.pl.

3.    Przetwarzanie danych osobowych odbędzie się w następujących celach:

–        wyboru Wykonawcy spośród nadesłanych ofert na podstawie czynności zmierzających do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

–        zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy z Wykonawcą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (w przypadku wyboru oferty);

–        realizacji obowiązków wynikających z przepisów o podatkach i rachunkowości tzn. rozliczenia finansowego i podatkowego (np. rozliczenie faktur lub rachunków) (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),

–        ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami z tytułu zawartej umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

–        kontaktowania się z Wykonawcą i jego pracownikami w sprawie realizacji umowy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim jest kontakt w celu realizacji umowy.

4.    Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez czas trwania umowy, a następnie przez okres 5 lat licząc od końca roku w którym umowa się zakończyła.

5.    Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będzie Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach monitorowania i kontroli prawidłowości realizacji Projektu. Innymi odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty świadczące dla Administratora usługi informatyczne (hosting skrzynek mailowych), prawne, doradcze, na podstawie stosownych umów oraz podmioty upoważnione do otrzymania Pani/Pana danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa np. banki.

6.    Podanie danych osobowych niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy jest warunkiem umownym, ich niepodanie poskutkuje brakiem możliwości zawarcia i realizacji umowy.

7.    W przypadku gdy jest Pani/Pan pracownikiem Wykonawcy, podanie Pani/Pana danych osobowych może być obowiązkiem wynikającym z relacji służbowej lub innej pomiędzy Panią/Panem, a Wykonawcą.

8.    Przysługuje Pani/Panu prawo do:

–        dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;

–        przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim Pani /Pana dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy w sposób zautomatyzowany;

–        wniesienia sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;

–        wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

9.    Pani/Pana dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu oraz nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

16. Postanowienia końcowe

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a niniejsze zapytanie nie stanowi oferty ani nie kreuje po stornie Zamawiającego zobowiązania do zawarcia umowy.

Polski Komitet Paraolimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji na każdym etapie postępowania, w tym również ze względu na uzasadnione potrzeby odstąpić od zawarcia umowy z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę i wybrać innego wykonawcę.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty.

Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

17. Załączniki

Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych