Zapytanie ofertowe 12/2024 – remont pomieszczeń biurowych

Zapytanie ofertowe nr 12/2024 z dnia 25.04.2024 r.

dotyczące remontu dwóch pomieszczeń biurowych
dla Polskiego Komitetu Paralimpijskiego.

 1. Nazwa i adres zamawiającego:

Polski Komitet Paralimpijski

Ul. Konwiktorska 9/2, 00-216 Warszawa

NIP: 5262358030

tel.: +48 22 824 08 72

Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:

• Nazwa zamówienia: remont dwóch pomieszczeń biurowych dla Polskiego Komitetu Paralimpijskiego w budynku należącym do Polskiego Związku Niewidomych
  w Warszawie.
• Przedmiotem zamówienia jest remont przy ul. Konwiktorskiej 9 w Warszawie
  w zakresie budowlanym i technicznym wraz z wewnętrzną instalacją: elektryczną
  i teletechniczną. Pomieszczenia zlokalizowane są na pierwszym piętrze budynku.

Remont obejmuje: dwa pomieszczenia biurowe (2 szt.). Powierzchnia objęta remontem to łącznie ok. 30m².

Remont polega w szczególności na:

• Przygotowanie projektu wykonawczego;
• montaż instalacji oświetleniowej (sufit podwieszany kasetonowy);
• rekonstrukcja instalacji elektrycznej;
• montaż instalacji IT;
• wyburzenie części ściany pod drzwi przesuwne;
• montaż drzwi przesuwnych;
• wykonanie gładzi;
• malowanie ścian;
• wymiana grzejników + termostaty;
• przygotowanie instalacji pod podłączenie klimatyzatorów i zamontowanie klimatyzatorów;
• wymiana parapetów;
• położenie paneli podłogowych;
• Utylizacja zdemontowanych elementów i śmieci;

Powierzchnie łączne do remontu:

Ściany – pow. ok 80 m²

Ściany do postawienia – pow. ok 30 m²

Pow. pod panele – ok 30 m²

Remont będzie polegał na adaptacji pomieszczeń biurowych na nowe biuro Polskiego Komitetu Paralimpijskiego.

• W czasie remontu ruch pieszych i materiałów budowlanych będzie odbywał się wewnętrzną klatką schodową o szerokości 2,60 m.
• Organizacja prac winna uwzględniać fakt, iż prace będą wykonywane w czynnym budynku.
• Zamawiający zaleca Wykonawcy wizję lokalną na terenie objętym zamówieniem w celu szczegółowego zapoznania się ze specyfiką i charakterem prac, a także zdobycie na swoją własną odpowiedzialność i ryzyko wszelkich dodatkowych informacji, które mogą być konieczne do przygotowania oferty, zawarcia umowy i wykonania zamówienia. Zamawiający sugeruje przed wizją lokalną o umówienie spotkania. Tel. do kontaktu 537 007 382
• Na wszystkie prace wykonawca udzieli 24 miesięcznej gwarancji.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

45453000 – 7 – roboty remontowe
45432100 – 5 – kładzenie i wykładanie podłóg
45442100 – 8 – roboty malarskie
45453000 – 7 – roboty remontowe i renowacyjne,
45450000 – 6 – roboty budowlane wykończeniowe, pozostałe
45453100 – 8 – roboty renowacyjne
45454000 – 4 – roboty restrukturyzacyjne
45440000 – 3 – roboty malarskie i szklarskie
45430000 – 0 – pokrywanie podłóg i ścian
45262690 – 4 – remont starych budynków
45432000 – 4 – kładzenie i wykładanie podłóg, ścian i tapetowanie ścian
45300000 – 0 – roboty instalacyjne w budynkach
45310000 – 3 – roboty instalacyjne elektryczne
45320000 – 6 – roboty izolacyjne

4. Zadania po stronie Wykonawcy

• złożenie w terminie oferty,
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
• bieg terminu związania ofertą rozpoczyna  się wraz z upływem terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.

5. Zadania po stronie Zamawiającego

• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia zamówienia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia

Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie M.ST. Warszawy: ul. Konwiktorska 9, 00-216 Warszawa w terminie do max. 31.07.2024 r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

• posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;

• posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
  a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli

• dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi

8.Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich (netto i brutto).

9. Opis sposobu przygotowania oferty:

Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 

W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla przedmiotu zamówienia wymienionego poniżej, podając ją w kwocie brutto oraz netto, z uwzględnieniem wszystkich opłat
i podatków (także podatku od towarów i usług), a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy. 

10. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest Marzenna Zawadzka – Dyrektor biura: e-mail: m.zawadzka@paralympic.org.pl, tel. 537 007 382

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania, wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:
a) Oferty muszą być złożone do dnia 10.05.2024 r. do godz. 23:59.
Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: m.zawadzka@paralympic.org.pl zatytułowaną następująco: „Zapytanie ofertowe dotyczące remontu pomieszczeń biurowych”. Oferty otrzymane po 10.05.2024 r. nie będą rozpatrywane.
b) Wybór ofert nastąpi do dnia 17.05.2024 r. i zakończony zostanie protokołem.

12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu
o następujące kryteria:

1. Cena – 70%

Zamawiający będzie badał wartość łączną zamówienia z oferty w danej lokalizacji, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (70%).

2. Doświadczenie – 30%

Zamawiający prosi o przedłożenie 3 referencji od podmiotów, na rzecz których wykonał pracę w zbliżonym zakresie do przedmiotowego zamówienia. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (30%).

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 

13. Sposób obliczenia oferty

Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert:

1. Cena – 70%

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

((Cmin / Cbad) * 70%) * 100= Ilość punktów

gdzie:

Cmin – cena brutto oferty najtańszej

Cbad – cena brutto oferty badanej

100 – współczynnik stały

2. Doświadczenie – 30%

Wykonawca za każde przedłożone referencje otrzyma po 10 pkt.

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

W dniach 13-16.05.2024 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny
i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.

Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.

Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 17.05.2024 r.

15. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

17. Informacje na temat przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 14 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych 2016/679  – dalej jako „RODO”, w odniesieniu do:

• Wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą;
• Pełnomocnika Wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie);
• Członka organu zarządzającego Wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRS);
• Osoby fizycznej (np. pracownika Wykonawcy) skierowanej do kontaktów w sprawie realizacji zamówienia;

informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polski Komitet Paralimpijski z siedzibą w Warszawie przy ul. Konwiktorskiej 9, lok. 2, 00-216 Warszawa tel.: +48 22 824 08 72, fax.: +48 22 824 08 71, e-mail: biuro@paralympic.org.pl.
2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pisząc na adres e-mail: iod@paralympic.org.pl.
3. Przetwarzanie danych osobowych odbędzie się w następujących celach:

• wyboru Wykonawcy spośród nadesłanych ofert na podstawie czynności zmierzających do zawarcia umowy w stosunku do Wykonawcy będącego osobą fizyczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora w stosunku do osób reprezentujących Wykonawcę będącego podmiotem prawnym;
• zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy z Wykonawcą w stosunku do Wykonawcy będącego osobą fizyczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora w stosunku do osób reprezentujących Wykonawcę będącego podmiotem prawnym (w przypadku wyboru oferty);
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów o podatkach i rachunkowości tzn. rozliczenia finansowego i podatkowego (np. rozliczenie faktur lub rachunków) (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami z tytułu zawartej umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• kontaktowania się z Wykonawcą i jego pracownikami w sprawie realizacji umowy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim jest kontakt w celu realizacji umowy.

1. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez czas trwania umowy, a następnie przez okres 5 lat licząc od końca roku w którym umowa się zakończyła.
2. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będzie Polski Komitet Paralimpijski w ramach monitorowania i kontroli prawidłowości realizacji Projektu. Innymi odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty świadczące dla Administratora usługi informatyczne (hosting skrzynek mailowych), prawne, doradcze, na podstawie stosownych umów oraz podmioty upoważnione do otrzymania Pani/Pana danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa np. banki.
3. Podanie danych osobowych niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy jest warunkiem umownym, ich niepodanie poskutkuje brakiem możliwości zawarcia i realizacji umowy.
4. W przypadku gdy jest Pani/Pan pracownikiem Wykonawcy, podanie Pani/Pana danych osobowych może być obowiązkiem wynikającym z relacji służbowej lub innej pomiędzy Panią/Panem, a Wykonawcą.
5. Przysługuje Pani/Panu prawo do:

• dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
• przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim Pani /Pana dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

1. Pani/Pana dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu oraz nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

18. Uwagi końcowe

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami
w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian do zapytania lub wprowadzania wyjaśnień na każdym etapie jego realizacji.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Komitet Paralimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paralimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paralimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Komitet Paralimpijski nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.