Zapytanie ofertowe nr 22/2024

Data publikacji: 30.09.2024

Zapytanie ofertowe nr 22/2024 dotyczące kompleksowej realizacji technicznej Gali Finałowej na Sportowca Roku Guttmanny 2024.

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Polski Komitet Paralimpijski

ul. Konwiktorska 9 lok. 2, 00-216 Warszawa

NIP: 5262358030

tel.: +48 22 824 08 72

Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia, termin i miejsce wykonania:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest kompleksowa realizacja techniczna Gali Finałowej na Sportowca Roku Guttmanny 2024:

• Wydarzenie odbędzie się 7 grudnia 2024 roku o godzinie 18:00 w DoubleTree by Hilton Hotel & Conference Centre;
• Teren imprezy udostępniony będzie Wykonawcy w dniu 06.12. 2024 r. od godziny 13.00.  Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia całej infrastruktury do godziny 07:00 w dniu 08.12.2024 r.;
• Planowana liczba uczestników: ok. 400 osób.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

• Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi związanej z dostarczeniem, montażem, demontażem elementów niniejszego zamówienia do DoubleTree by Hilton Hotel & Conference Centre wraz z obsługą realizatorską przebiegu całego wydarzenia podczas organizowanej w dniu 07.12.2024 Gali Finałowej Plebiscytu na Sportowca Roku Guttmanny 2024;
• Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 3.  

Wykaz sprzętu w załączniku stanowi sugestię. Dopuszczalne są uzasadnione propozycje zamienników i rozwiązań technicznych w celu optymalnej realizacji usługi.  

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

Kod CPV 79952000-2: Usługi w zakresie organizacji imprez 

4. Zadania po stronie Wykonawcy

• Wykonawca składa ofertę na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania w terminie określonym w niniejszym zapytaniu. Do oferty należy dołączyć oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania;
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę;
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni liczony od daty końcowej terminu składania ofert;
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę;
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących. 

5. Zadania po stronie Zamawiającego

• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.

6. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Wykonawcy:

1. Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego; 

2. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

3. Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: 

– uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 

– posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 %  akcji;

– pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

– pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli

4. Dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.

5. Zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2029 r.

6. Oświadcza, że nie zachodzą przesłanki wykluczenia określone w art. 108 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.)  oraz, że nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r. poz. 835)

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

7. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia (netto i brutto) należy podać w złotych polskich.

Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności faktury nie krótszy niż 14 dni.

8. Opis sposobu przygotowania oferty:

• Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy. Do oferty należy dołączyć wypełnione i podpisane przez osoby upoważnione oświadczenie potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu.
• W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia, podając ją w kwocie netto oraz brutto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla wskazanej liczby filmów w zamówieniu, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia go dotyczącej.
• Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy. 

9. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest Aleksandra Ragus

e-mail: a.ragus@paralympic.org.pl

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

10. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: a.ragus@paralympic.org.pl zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę kompleksowej realizacji technicznej Gali Finałowej na Sportowca Roku Guttmanny 2024”

• Termin składania ofert upływa dnia 10.10.2024 r. o godzinie: 23:59. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

11. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki niniejszego postępowania w oparciu o następujące kryteria:

Koszt oferty w badanym zakresie – 40 %.

Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu według następującego wzoru:

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

((Kmin / Kbad) * 40%) * 100= Ilość punktów

gdzie: 

Kmin – koszt brutto oferty najtańszej

Kbad – koszt brutto oferty badanej

100 – współczynnik stały

Ocena portfolio – 60 %.

Doświadczenie zostanie ocenione na podstawie portfolio, które powinno zawierać dwa linki lub załączniki zawierające przykładowe zdjęcia oraz nagranie wideo z wybranego wydarzenia – maksymalnie 60 punktów w sumie za 2 elementy. 

Ocenie podlegać będą: 

• nowatorskość tworzonego wydarzenia – uwzględnienie autorskich rozwiązań, oryginalność, umiejętne rozwiązania dla kluczowych momentów

• techniczna realizacja wydarzenia – poprawność wykorzystania oświetlenia, nagłośnienia, montaż wszystkich materiałów scenograficznych i technicznych

• rekomendacje od podmiotów zewnętrznych

Biorąc pod uwagę powyższe kryteria oceny portfolio Zamawiający przyzna za materiały maksymalnie 60 pkt.;

Ocena – NIEAKCEPTOWALNA – 0 pkt 

Zrealizowany materiał nie spełnia minimalnych wymagań Zamawiającego określonych poniżej dla oceny akceptowalnej. 

Ocena – AKCEPTOWALNE – 10 pkt 

Zrealizowane materiały pokazują akceptowalny poziom umiejętności tworzenia wydarzeń w zakresie przedmiotu zamówienia. Materiał prezentuje dostateczny poziom techniczny. Oryginalność są na poziomie niższym od przeciętnego. 

Ocena – DOBRE – 15 pkt 

Zrealizowane materiały pokazują dobry poziom umiejętności tworzenia wydarzeń w zakresie przedmiotu zamówienia. Materiał prezentuje dobry poziom techniczny. Estetyka oraz oryginalność są na poprawnym poziomie wykonania, odpowiednio dopasowanym do prezentowanej tematyki. 

Ocena – DOSKONAŁE – 30 pkt 

Zrealizowane materiały pokazują profesjonalny poziom umiejętności tworzenia wydarzeń w zakresie przedmiotu zamówienia i wysoki poziom zrozumienia wymagań realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie technicznym i estetycznym. Wykonawca wykazuje dużą znajomość branży, dla której realizowany będzie przedmiot zamówienia. Materiał prezentuje bardzo wysoki poziom techniczny w zakresie rejestracji obrazu i dźwięku oraz montażu materiałów. Estetyka oraz oryginalność są na wyróżniającym się na tle pozostałych, poziomie wykonania, idealnie dopasowanym do prezentowanej tematyki, proponującym nowe, oryginalne rozwiązania. 

Zamawiający w trakcie analizy złożonych ofert zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty. 

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje na stronie internetowej www.paralympic.org.pl

Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi do dnia 11.10.2024

12. Formalności w celu zawarcia umowy

Wybranego Wykonawcę Komisja zaprosi do podpisania umowy, na podstawie której realizowane będzie zamówienie.

Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

13. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania, a wykonawcom nie przysługują wobec Zamawiającego jakiekolwiek roszczenia.

14. Informacje na temat przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy

1. Administratorem danych osobowych jest Polski Komitet Paralimpijski z siedzibą w Warszawie (00-216) przy ul. Konwiktorskiej 9 lok. 2. tel.: +48 22 824 08 72,
   fax.: +48 22 824 08 71, e-mail: biuro@paralympic.org.pl.
2. Przetwarzanie danych osobowych odbędzie się w celach:
3. wyboru Wykonawcy spośród nadesłanych informacji;
4. zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy z Wykonawcą (w przypadku wyboru oferty);
5. realizacji obowiązków wynikających z przepisów o podatkach i rachunkowości tzn. rozliczenia finansowego i podatkowego;
6. ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami;
7. kontaktowania się z Wykonawcą i jego pracownikami w sprawie oferty i realizacji umowy.
8. Osobom fizycznym przysługuje prawo do dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania, wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu przez Polski Komitet Paralimpijski danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy, znajdują się na stronie internetowej: https://paralympic.org.pl/guttmanny2024/ w zakładce REGULAMIN.

15. Postanowienia końcowe

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a niniejsze zapytanie nie stanowi oferty ani nie kreuje po stornie Zamawiającego zobowiązania do zawarcia umowy. 

Polski Komitet Paralimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji na każdym etapie postępowania, w tym również ze względu na uzasadnione potrzeby odstąpić od zawarcia umowy z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę i wybrać innego wykonawcę.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paralimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paralimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. 

Polskiego Komitetu Paralimpijskiego nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

Załączniki