Zapytanie ofertowe nr 5/2018

Data publikacji: 23 stycznia 2018 r.

Zapytanie ofertowe nr 5/2018

dotyczące usługi hotelowej, gastronomicznej oraz wynajmu obiektów sportowych  podczas warsztatów sportowych w dniach od 18.02.2018 r. do 20.02.2018 r. oraz od 20.02.2018 r. do 02.03.2018 r. w ramach projektu „Nadzieje paraolimpijskie”.

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Polski Komitet Paraolimpijski

Ul. Trylogii 2/16, 01–982, Warszawa

NIP: 5262358030

tel.: +48 22 824 08 72

Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa hotelowa, gastronomiczna oraz wynajmu obiektów sportowych podczas warsztatów sportowych w dniach 18.02 – 20.02.2018 r. oraz 20.02-02.03.2018 r. w ramach projektu „Nadzieje paraolimpijskie”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000423/BF/D z dnia 27.04.2017 r. podpisanej pomiędzy Polskim Komitetem Paraolimpijskim a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

45212140-9 – Obiekty rekreacyjne

55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

55100000-1 – Usługi hotelarskie

55270000-3 – Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe

55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4. Zadania po stronie Wykonawcy

• złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1)
  w obszarze określającym zapewnienie zakwaterowania w pokojach dwuosobowych
  z wyżywieniem (śniadanie, obiad, kolacja) dla 29 osób w terminie 18.02-20.02.2018 r. oraz dla 25 osób w terminie 20.02-02.03.2018 r., a także możliwość wynajmu obiektów sportowych tj. 2 stoły do tenisa stołowego  na bieżni lekkoatletycznej, wstęp na pływalnię, przystosowane dla osób z niepełnosprawnościami, w terminie 18.02-20.02.2018 r. oraz 20.02-02.03.2018 r.
• Ponadto Oferent powinien umożliwić udział w warsztatach sportowych, jak i spożycie posiłków osobom z niepełnosprawnościami, w tym osobom poruszającym się na wózkach inwalidzkich,
• złożenie w terminie załącznika nr 2,
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
• bieg terminu związania ofertą rozpoczyna  się wraz z upływem terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania po stronie Zamawiającego

• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia

• Przedmiot zamówienia należy wykonać w promieniu 15 km od stoku narciarskiego na terenie Rzeczpospolitej Polskiej w terminie 18.02-20.02.2018 r.
• Przedmiot zamówienia należy wykonać w promieniu 15 km na terenie Rzeczpospolitej Polskiej w terminie 20.02-02.03.2018 r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

• posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
• posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
  a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;

3.      pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

4.      pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli

·         dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.

• zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2024 r.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich (netto
i brutto).

Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego w poniższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto,
z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla wskazanej liczby osób w zamówieniu, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia go dotyczącej.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Oferta powinna również uwzględniać wszystkie poniższe elementy w zakresie zamówienia wymienione w punkcie 1 wraz z podpunktami i w punkcie 2 wraz z podpunktami.

• Zapewnienie usługi podczas warsztatu „weekendowego”

18. Zakwaterowanie dla 29 osób w terminie 18.02-20.02.2018 r.

Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 29 osób w terminie 18.02-20.02.2018 r. w pokojach dwuosobowych z łazienkami (w przypadku nieparzystej liczby osób dopuszcza się możliwość zakwaterowania w pokojach jedno- lub trzyosobowych),

18. Wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) dla 29 osób w terminie 18.02-20.02.2018 r. Oczekujemy zapewnienia wyżywienia w zakresie śniadania, obiadu (posiłek dwudaniowy z surówkami i napojami w formie bufetu) oraz kolacji dla 29 osób w terminie 18.02-20.02.2018 r. (od kolacji w dniu 18 lutego 2018 r. do obiadu w dniu 20 lutego 2018 r.)
19. Wynajem obiektów sportowych

Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów sportowych tj. 2 stoły do tenisa stołowego  na bieżni lekkoatletycznej, wstęp na pływalnię, w terminie 18.02-20.02.2018 r. Obiekty przystosowane dla osób z niepełnosprawnościami.

• Zapewnienie usługi podczas warsztatu sportowo-aktywizującego

20. Zakwaterowanie dla 25 osób w terminie 20.02-02.03.2018 r.

Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 25 osób w terminie 20.02-02.03.2018 r. w pokojach dwuosobowych z łazienkami (w przypadku nieparzystej liczby osób dopuszcza się możliwość zakwaterowania w pokojach jedno- lub trzyosobowych)

20. Wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) dla 25 osób w terminie 20.02-02.03.2018 r.

Oczekujemy zapewnienia wyżywienia w zakresie śniadania, obiadu (posiłek dwudaniowy z surówkami i napojami w formie bufetu) oraz kolacji dla 25 osób w terminie 20.02-02.03.2018 r. (od kolacji w dniu 20 lutego 2018 r. do obiadu w dniu 2 marca
2018 r.).

1. Wynajem obiektów sportowych

Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów sportowych tj. 2 stoły do tenisa stołowego  na bieżni lekkoatletycznej, wstęp na pływalnię, w terminie 20.02-02.03.2018 r. Obiekty przystosowane dla osób z niepełnosprawnościami.

10. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest P. Marzena Kotwica  – Główny Specjalista ds. projektów:

e-mail: m.kotwica@paralympic.org.pl

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:
    30. Oferty muszą być złożone do dnia 30.01.2018 r. do godz. 24.00.

Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: m.kotwica@paralympic.org.pl zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę hotelową, gastronomiczną, wynajem obiektów sportowych oraz dostęp do odnowy biologicznej w ramach projektu pt.: „Nadzieje paraolimpijskie”.

Oferty otrzymane po 30.01.2018 r. nie będą rozpatrywane.

31. Wybór ofert nastąpi do dnia 30.01.2018 r. i zakończony zostanie protokołem.
32. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:

1. Całkowity koszt oferty – 100%

Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – zakwaterowanie, wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja), wynajem obiektów sportowych, dostęp do odnowy biologicznej. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych zgodnie z punktem 9.

13. Sposób obliczenia oferty

Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert

1. Całkowity koszt oferty – 100%

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

((Kmin / Kbad) * 100%) * 100= Ilość punktów

gdzie:

Kmin – koszt brutto oferty najtańszej

Kbad – koszt brutto oferty badanej

100 – współczynnik stały

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

W dniu 31.01.2018 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.

Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.

Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi do dnia 31.01.2018 r.

15. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

17. Finansowanie

Zamówienie jest finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Nadzieje paraolimpijskie”.

18. Uwagi końcowe

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są
z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami  w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Komitet Paraolimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

19. Postanowienia końcowe

Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych