Zapytanie ofertowe nr 20/2024

Zapytanie ofertowe nr 20/2024 dotyczące wykonania usługi pn.  

Przygotowanie i wyprodukowanie 30 sekundowego spotu video, w którym wybrani paralimpijczycy wcielą się w rolę przewodników i oprowadzą widzów po ciekawych miejscach w Polsce. 

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Polski Komitet Paralimpijski

ul. Konwiktorska 9 lok. 2, 00-216 Warszawa

NIP: 5262358030

tel.: +48 22 824 08 72

Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia, termin i miejsce wykonania:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wykonanie usługi realizacji nagrania i montażu 30 sek. spotu reklamowego promującego Polske jako miejsce atrakcyjne pod kątem turystycznym, z wykorzystaniem wizerunku wskazanych paralimpijczyków.

Celem kampanii jest promocja Polski w kraju i za granicą poprzez sport przy współpracy z Polską Organizacją turystyczną. 

• Materiały do spotu będą nagrywane w różnych lokalizacjach kraju, a Wykonawca zobowiązany jest ująć w ofercie wszelkie koszty związane z ich realizacją.
• Docelowa długość spotu to 30 sek.
• Treść spotu – wkład merytoryczny zostanie przekazany przez Zamawiającego
• Spot będzie emitowany w europejskich kanałach telewizyjnych (niezbędne napisy w jęz. angielskim) 
• Termin realizacji spotu – 15.10.2024 r.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

• spot zawierać będzie element wywiadu, w którym sportowcy (2 osoby) wcielą się w rolę przewodników i oprowadzą widzów po ciekawych miejscach w Polsce; Zamawiający będzie pośredniczył w kontakcie ze wskazanymi sportowcami.
• spot musi promować wskazane walory turystyczne Polski (3 rejony kraju z wyszczególnieniem konkretnych atrakcji turystycznych wskaże Zamawiający)
• w spocie musi pojawić się element uczestnictwa wskazanych zawodników w XVII Letnich Igrzyskach Paralimpijskich (materiały dostarczone przez Zamawiającego)
• do spotu zostanie opracowany scenariusz na podstawie wkładów merytorycznych dostarczonych przez Zamawiającego,
• do spotu zostaną utworzone dodatkowe wersje filmowe: 

– min. 4 rolki/shorts do wykorzystania w social mediach 

– materiał „making off”

• Wykonawca przekaże Zamawiającemu wszelkie prawa autorskie i majątkowe do zrealizowanego materiału.
• każdy film zawierać będzie intro (czołówkę) oraz outro (zakończenie) wg wytycznych Zamawiającego
• każdy film zawierać będzie muzykę z licencją do wykorzystania w telewizji wskazaną przez Zamawiającego 
• przygotowanie planu zdjęciowego leży po stronie Zleceniobiorcy
• spot musi być zrealizowany w dynamicznej interesującej widza formie,
• wykonawca zrealizuje nagrania za pomocą profesjonalnego sprzętu i przy należytej staranności.
• każdy film dostarczony będzie w formacie zgodnym z wymaganiami Zleceniodawcy wg specyfikacji technicznej

Specyfikacja techniczna:

1. Format plików:

1.1. Kontener

MXF (zgodnie z SMPTE 379-2004, SMPTE 377-2004, SMPTE 382M-2007) Pattern – OP1a (zgodnie z SMPTE 378-2004)

1.2. Kodek

XDCAM HD422, strumień 50 Mb/s

2. Standard wizji:

2.1. 1080i/25

2.2. Rozdzielczość obrazu 1920×1080 pikseli

2.3. Format obrazu 16:9

2.4. Tryb skanowania: z przeplotem, górne pole pierwsze

3. Standard fonii:

3.1. LPCM 16 lub 24 bity/próbkę

3.2. Częstotliwość próbkowania 48 kHz

4. Wymagana organizacja pliku:

4.1. materiał reklamowy (audycja) powinien być dostarczony jako pojedynczy plik

4.2. Plik musi zawierać ciągły kod czasowy (Material Package-Time Code Track) zgodny z Rekomendacją EBU R122

4.3. Deskryptor obrazu MXF musi zawierać AFD (Automatic Format Description) zgodnie z SMPTE 2016-1 i SMPTE 2016-3

4.4. ścieżka LPCM audio powinna być zgodna z SMPTE 382-2007 (MXF GC Element, WAV, BFW Container). Nie należy stosować kontenera AIFF)

4.5. Metadane audio (jeśli dostępne) powinny być umieszczone zgodnie z SMPTE 2020

4.6. Sygnały testowe nie mogą być zawarte w pliku z materiałami przeznaczonymi do emisji.

4.7. Długość materiału musi być wielokrotnością pełnych sekund.

5. Przyporządkowanie ścieżek fonicznych:

5.1. Nagranie stereofoniczne

A1 – LPCM, stereo kanał lewy

A2 – LPCM, stereo kanał prawy

6. Poziom sygnału fonii:

6.1. Poziom głośności sygnału programowego (reklamy) mierzony od początku do końca nagrania zgodnie z zaleceniem EBU-R128) powinien wynosić -23 LUFS. Maksymalny chwilowy poziom sygnału (”True Peak”) nie może przekraczać poziomu -1 dBTP.

6.2. Wymaga się, aby dynamika audycji była dostosowana do przekazu telewizyjnego i uwzględniała zrozumiałość mowy przy poziomie odsłuchu dźwięku w warunkach domowych. Zakres dynamiki LRA (Loudness Range, pomiar EBU-R128) nie powinien przekraczać 15 dB.

7. Uwagi dodatkowe:

7.1. Odtwarzany plik musi spełniać wymagania zalecenia ITU-R 601-5. Nielegalne kolory muszą spełniać wymagania określone w zaleceniach EBU R103 oraz ITU-R BT 709-5 Part 2

7.1.1. Poziomy sygnału wizji

7.1.2. Tolerancja dla komponentów RGB -5/+105% (-35 mV/735 mV)

7.2. Tolerancja dla YUV -1/103%, poziom luminancji musi zawierać się w zakresie od -7 do 721 Mv

7.3. Sygnały foniczne powinny być nagrane zgodnie w fazie.

7.4. Należy zachować kompatybilność sygnału stereofonicznego z monofonicznym.

7.5. W nagranym materiale powinna być zachowana prawidłowa synchronizacja obrazu i dźwięku. Opóźnienie fonii względem sygnału wizji nie powinno przekraczać wartości -20/+40 ms. (Sygnał foniczny nie może wyprzedzać sygnału wizyjnego o więcej niż 20 ms i nie może być opóźniony względem sygnału wizji o więcej niż 40 ms).

7.6. Obszar bezpieczny dla obrazu i grafiki (Action Safe Area i Graphics Safe Area) powinien być zgodny z zaleceniem EBU Recommendation R95 “Safe areas for 16:9 television production”.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

Filmy nagrywane są w ramach projektu „Promocja Polski poprzez wizerunek sportowców przy okazji wydarzenia – XVII Letnie Igrzyska Paralimpijskie, które odbędą się w dniach 28 sierpień- 8 wrzesień 2024 r. w Paryżu”, realizowanego w ramach umowy podpisanej pomiędzy Polskim Komitetem Paralimpijskim, a Polską Organizacją Turystyczną.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

Kod CPV 92100000-2: Usługi kinematograficzne oraz wideo

Kod CPV 92111200-4: Produkcja filmów reklamowych, propagandowych i informacyjnych i taśm wideo

4. Zadania po stronie Wykonawcy

• Wykonawca składa ofertę na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania w terminie określonym w niniejszym zapytaniu. Do oferty należy dołączyć oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania;
• Wykonawca składając ofertę umożliwia udział w nagraniach osobom z niepełnosprawnościami;
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę;
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni liczony od daty końcowej terminu składania ofert;
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę;
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących. 

5. Zadania po stronie Zamawiającego

• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.

6. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Wykonawcy:

1. Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego; 

2. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

3. Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynnościzwiązane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy  a Wykonawcą, polegające w szczególności na: 

– uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 

– posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 %  akcji;

– pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

– pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli

4. Dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.

5. Zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2029 r.

6. Oświadcza, że nie zachodzą przesłanki wykluczenia określone w art. 108 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.)  oraz, że nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r. poz. 835)

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

7. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia (netto i brutto) należy podać w złotych polskich.

Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności faktury nie krótszy niż 14 dni.

8. Opis sposobu przygotowania oferty:

• Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy. Do oferty należy dołączyć wypełnione i podpisane przez osoby upoważnione oświadczenie potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu.
• W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia, podając ją w kwocie netto oraz brutto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla wskazanej liczby filmów w zamówieniu, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia go dotyczącej.
• Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy. 

9. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest Katarzyna Machaj

e-mail: marketing@paralympic.org.pl

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

10. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: marketing@paralympic.org.pl zatytułowaną następująco: „Oferta na przygotowanie i wyprodukowanie 30 sekundowego spotu video, w którym wybrani paralimpijczycy wcielą się w rolę przewodników i oprowadzą widzów po ciekawych miejscach w Polsce” :

• Termin składania ofert upływa dnia: 11.09.2024 r. o godzinie: 23:59. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

11. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki niniejszego postępowania w oparciu o następujące kryteria:

Koszt oferty w badanym zakresie – 40 %.

Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu według następującego wzoru:

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

((Kmin / Kbad) * 40%) * 100= Ilość punktów

gdzie: 

Kmin – koszt brutto oferty najtańszej

Kbad – koszt brutto oferty badanej

100 – współczynnik stały

Ocena portfolio – 60 %.

Doświadczenie zostanie ocenione na podstawie portfolio, które powinno zawierać dwa linki zawierające reportaże/nagrania video takie jak filmy reklamowe, filmy informacyjne – maksymalnie 60 punktów w sumie za 2 linki. 

Ocenie podlegać będą: 

• nowatorskość tworzenia materiału video – uwzględnienie autorskich rozwiązań, oryginalność ujęć, umiejętne uchwycenie kluczowych momentów, 

• techniczna realizacja video – poprawne wykorzystanie oświetlenia, ostrość ujęć, obróbka cyfrowa, montaż obrazu, jakość i montaż dźwięku, napisy.

Biorąc pod uwagę powyższe kryteria oceny portfolio Zamawiający przyzna za materiały video maksymalnie 60 pkt.:

Ocena – NIEAKCEPTOWALNA – 0 pkt 

Zrealizowany materiał nie spełnia minimalnych wymagań Zamawiającego określonych poniżej dla oceny akceptowalnej. 

Ocena – AKCEPTOWALNE – 10 pkt 

Zrealizowane materiały pokazują akceptowalny poziom umiejętności tworzenia filmów zakresie przedmiotu zamówienia. Materiał prezentuje dostateczny poziom techniczny. Oryginalność są na poziomie niższym od przeciętnego. 

Ocena – DOBRE – 15 pkt 

Zrealizowane materiały pokazują dobry poziom umiejętności tworzenia filmów w zakresie przedmiotu zamówienia. Jakość rejestracji obrazu, dźwięku i montażu pozwala na prezentowanie materiałów na stronach internetowych i w mediach społecznościowych. Materiał prezentuje dobry poziom techniczny. Estetyka oraz oryginalność są na poprawnym poziomie wykonania, odpowiednio dopasowanym do prezentowanej tematyki. 

Ocena – DOSKONAŁE – 30 pkt 

Zrealizowane materiały pokazują profesjonalny poziom umiejętności tworzenia filmów w zakresie przedmiotu zamówienia i wysoki poziom zrozumienia wymagań realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie technicznym i estetycznym. Wykonawca wykazuje dużą znajomość branży, dla której realizowany będzie przedmiot zamówienia. Materiał prezentuje bardzo wysoki poziom techniczny w zakresie rejestracji obrazu i dźwięku oraz montażu materiałów. Estetyka oraz oryginalność są na wyróżniającym się na tle pozostałych, poziomie wykonania, idealnie dopasowanym do prezentowanej tematyki, proponującym nowe, oryginalne rozwiązania. 

Zamawiający w trakcie analizy złożonych ofert zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty. 

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. 

Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi do dnia 12.10.2024 r.

12. Formalności w celu zawarcia umowy

Wybranego Wykonawcę Komisja zaprosi do podpisania umowy, na podstawie której realizowane będzie zamówienie.

Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

13. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania, a wykonawcom nie przysługują wobec Zamawiającego jakiekolwiek roszczenia.

14. Informacje na temat przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy

1. Administratorem danych osobowych jest Polski Komitet Paralimpijski z siedzibą w Warszawie (00-216) przy ul. Konwiktorskiej 9 lok. 2. tel.: +48 22 824 08 72,
   fax.: +48 22 824 08 71, e-mail: biuro@paralympic.org.pl.
2. Przetwarzanie danych osobowych odbędzie się w celach:
3. wyboru Wykonawcy spośród nadesłanych informacji;
4. zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy z Wykonawcą (w przypadku wyboru oferty);
5. realizacji obowiązków wynikających z przepisów o podatkach i rachunkowości tzn. rozliczenia finansowego i podatkowego;
6. ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami;
7. kontaktowania się z Wykonawcą i jego pracownikami w sprawie oferty i realizacji umowy.
8. Osobom fizycznym przysługuje prawo do dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania, wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu przez Polski Komitet Paralimpijski danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy, znajdują się na stronie internetowej: https://paralympic.org.pl/projekty/projekt-pfron/ w zakładce: „Informacje RODO”

16. Postanowienia końcowe

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a niniejsze zapytanie nie stanowi oferty ani nie kreuje po stornie Zamawiającego zobowiązania do zawarcia umowy. 

Polski Komitet Paralimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji na każdym etapie postępowania, w tym również ze względu na uzasadnione potrzeby odstąpić od zawarcia umowy z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę i wybrać innego wykonawcę.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paralimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paralimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. 

Polskiego Komitetu Paralimpijskiego nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.