Zapytanie ofertowe nr 119/2021

Data publikacji: 08.04.2021 r.

Zapytanie ofertowe nr 119/2021

dotyczące usługi hotelowej, gastronomicznej i wynajmu obiektów sportowych podczas warsztatów sportowo-aktywizujących w terminie 17-24.2021 r. w ramach projektu„Sport dla Wszystkich! 2020 r.”.

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Polski Komitet Paraolimpijski

Ul. Konwiktorska 9, 00-216 Warszawa

NIP: 5262358030

tel.: +48 22 824 08 72

Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa hotelowa, gastronomiczna oraz wynajmu obiektów sportowych podczas warsztatów sportowo-aktywizujących w terminie 17.04.2021 r. do 24.04.2021 r., w tym:

1. zapewnienia zakwaterowania w pokojach z łazienkami dla 11 osób

(obiekt dostosowany do osób z niepełnosprawnościami)

• zapewnienia wyżywienia (śniadanie, obiad, kolacja) dla 11 osób

(od obiadu w dniu przyjazdu do obiadu w dniu wyjazdu)

• wynajmu obiektów sportowych:
• zapewnienie dostępu do hali sportowej (umożliwiającej zainstalowanie platform do szermierki na wózkach) oraz miejsca na przechowywanie sprzętu sportowego.
• basen pływacki

Warsztaty organizowane są w ramach projektu „Sport dla Wszystkich! 2020 r.”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000615/BF/D z dnia 25.08.2020 r. podpisanej pomiędzy Polskim Komitetem Paraolimpijskim a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

55100000-1 – Usługi hotelarskie

55270000-3 – Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe

55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

45212140-9 – Obiekty rekreacyjne

4. Zadania po stronie Wykonawcy

• złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1)
  w obszarze określającym usługę dla danego Wykonawcy zgodnie ze specyfikacją zawartą w pkt. 2 niniejszego zapytania – „Opis przedmiotu zamówienia”,
• ponadto Oferent powinien umożliwić udział w warsztatach sportowo-aktywizujących, jak i spożycie posiłków osobom z niepełnosprawnościami,
• złożenie w terminie załącznika nr 2,
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
• bieg terminu związania ofertą rozpoczyna  się wraz z upływem terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania po stronie Zamawiającego

• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia

Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie 17-24.04.2021 r. na terenie powiatu cieszyńskiego.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

• posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
• posiada opinię właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającą spełnianie przez obiekt lub teren wymagań ochrony przeciwpożarowej;
• posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynnościzwiązane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
• posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 %  akcji;
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
• dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.
• zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2027 r.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich (netto
i brutto).

Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.

Zamawiający NIE dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia, podając ją w kwocie netto oraz brutto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla wskazanej liczby osób w zamówieniu, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia go dotyczącej.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Oferta powinna również uwzględniać elementy w zakresie zamówienia wymienione w punkcie 2 niniejszego zamówienia – „Opis przedmiotu zamówienia”.

10. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest Bartosz Sójka:

e-mail: b.sojka@paralympic.org.pl

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

1. Oferty muszą być złożone do dnia 15.04.2021 r. do godz. 23:59. Oferty otrzymane po tym terminie nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: b.sojka@paralympic.org.pl zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę hotelową, gastronomiczną i wynajem obiektów sportowych w ramach projektu pt.: „Sport dla Wszystkich! 2020 r.”.

• Wybór ofert nastąpi do dnia 16.04.2021 r. izakończony zostanie protokołem.

12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:

1. Koszt oferty w badanym zakresie – 100%

Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – zakwaterowanie, wyżywienie, wynajem obiektów sportowych. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych zgodnie z punktem 9.

13. Sposób obliczenia oferty

Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert

1. Koszt oferty w badanym zakresie – 100%

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

((Kmin / Kbad) * 100%) * 100= Ilość punktów

gdzie:

Kmin – koszt brutto oferty najtańszej

Kbad – koszt brutto oferty badanej

100 – współczynnik stały

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

W dniu 16.04.2021 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.

Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.

Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi do dnia 16.04.2021 r.

15. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert. 

16. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

17. Finansowanie

Zamówienie jest finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Sport dla Wszystkich! 2020 r.”.

18. Informacje na temat przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych 2016/679 – dalej jako „RODO”, w odniesieniu do:
 Wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą;
 Pełnomocnika Wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie);
 Członka organu zarządzającego Wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRS);
 Osoby fizycznej (np. pracownika Wykonawcy) skierowanej do kontaktów w sprawie realizacji zamówienia;
informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polski Komitet Paraolimpijski z siedzibą w Warszawie (00-216) przy ul. Konwiktorska 9, tel.: +48 22 824 08 72, fax.: +48 22 824 08 71, e-mail: biuro@paralympic.org.pl.
2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pisząc na adres e-mail: iod@paralympic.org.pl.
3. Przetwarzanie danych osobowych odbędzie się w następujących celach:
    wyboru Wykonawcy spośród nadesłanych ofert na podstawie czynności zmierzających do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
    zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy z Wykonawcą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (w przypadku wyboru oferty);
    realizacji obowiązków wynikających z przepisów o podatkach i rachunkowości tzn. rozliczenia finansowego i podatkowego (np. rozliczenie faktur lub rachunków) (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
    ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami z tytułu zawartej umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
    kontaktowania się z Wykonawcą i jego pracownikami w sprawie realizacji umowy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim jest kontakt w celu realizacji umowy.
4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez czas trwania umowy, a następnie przez okres 5 lat licząc od końca roku w którym umowa się zakończyła.
5. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będzie Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach monitorowania i kontroli prawidłowości realizacji Projektu. Innymi odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty świadczące dla Administratora usługi informatyczne (hosting skrzynek mailowych), prawne, doradcze, na podstawie stosownych umów oraz podmioty upoważnione do otrzymania Pani/Pana danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa np. banki.
6. Podanie danych osobowych niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy jest warunkiem umownym, ich niepodanie poskutkuje brakiem możliwości zawarcia i realizacji umowy.
7. W przypadku gdy jest Pani/Pan pracownikiem Wykonawcy, podanie Pani/Pana danych osobowych może być obowiązkiem wynikającym z relacji służbowej lub innej pomiędzy Panią/Panem, a Wykonawcą.
8. Przysługuje Pani/Panu prawo do:
    dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
    przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim Pani /Pana dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy w sposób zautomatyzowany;
    wniesienia sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
    wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
9. Pani/Pana dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu oraz nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

19. Uwagi końcowe

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Komitet Paraolimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

20. Postanowienia końcowe

Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych