Zapytanie ofertowe nr 101/2020

Zapytanie ofertowe nr 101/2020 z dnia 12.10.2020 r.
dotyczące generalnego remontu pomieszczeń biurowych dla Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego.

1. Nazwa i adres zamawiającego:
Polski Komitet Paraolimpijski
ul. Trylogii 2/16, 01–982, Warszawa
NIP: 5262358030
tel.: +48 22 824 08 72
Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:
• Nazwa zamówienia: Generalny remont pomieszczeń biurowych dla Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego w Warszawie.
• Przedmiotem zamówienia jest remont (robocizna wraz z materiałami budowlanymi (np. stelaże, płyty g-k, gładzie, farba, etc.) oraz elementami elektrycznymi przy ul. Konwiktorskiej 9 w Warszawie w zakresie budowlanym i technicznym wraz z wewnętrzną instalacją: wodno-kanalizacyjną, elektryczną i teletechniczną. Pomieszczenia zlokalizowane są na parterze budynku.

Remont obejmuje: dwie łazienki (w tym jedna dostosowana do osób z niepełnosprawnościami), prysznic, stanowiący oddzielne pomieszczenie, jeden pokój socjalny, a także pomieszczenia biurowe (14 szt.). Powierzchnia objęta remontem to łącznie 294 m2.

Remont polega w szczególności na:
– demontażu lub wyburzeniu zbędnych ścian, instalacji;
– utylizacji zdemontowanych elementów i śmieci;
– zerwaniu tynków;
– weryfikacja źródeł energii el. + montaż zabezpieczeń (bezpieczniki);
– przygotowanie projektu wykonawczego;
– montaż instalacji oświetleniowej;
– montaż instalacji zasilania ;
– montaż instalacji IT, alarmowej, dostępu;
– wykonanie tynków;
– montaż nowych ścian z wygłuszeniem (g-k);
– wykonanie gładzi;
– wymiana/ renowacja grzejników + termostaty;
– rozprowadzenie inst. kanalizacyjnej;
– rozprowadzenie instalacji wodnej;
– przygotowanie instalacji pod podłączenie klimatyzatorów;

– regulacji okien (16 szt.), w tym wymiana parapetów i demontaż krat;
– montaż sufitów podwieszanych wraz instalacją oświetlenia LED;
– położenie terakoty w głównych ciągach komunikacyjnych (korytarz, łazienki, kuchnia) 60 cm x 60 cm;
– montaż wszystkich instalacji łazienkowych (w tym; 2 x WC podtynkowe; bidet podtynkowy, prysznic bez brodzika, baterie);
– położenie glazury (łazienki) 30 cm x 60 cm (do wysokości 2 m);
– położenie wykładziny;
– malowanie ścian;
– położenie paneli podłogowych;
– montaż drzwi (ok. 23 szt.).

Powierzchnie łączne do remontu:
Ściany – pow. ok 860 m²
Ściany do postawienia – pow. ok 150 m²
Ściany łazienki – pow. ok 80 m²
Pow. pod gres – ok 80 m²
Pow. pod panele – ok 190 m²
Pow. pod wykładzinę – ok 20 m²

Remont będzie polegał na adaptacji pomieszczeń biurowych na nowe biuro Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego.
• W czasie remontu ruch pieszych i materiałów budowlanych będzie odbywał się wewnętrzną klatką schodową o szerokości 2,60 m. Za budynkiem znajduje się bezpośrednie wejście na rampę, z której Wykonawca będzie mógł korzystać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.
• Organizacja prac winna uwzględniać fakt, iż prace będą wykonywane w czynnym budynku.
• Zamawiający zaleca Wykonawcy wizję lokalną na terenie objętym zamówieniem w celu szczegółowego zapoznania się ze specyfiką i charakterem prac, a także zdobycie na swoją własną odpowiedzialność i ryzyko wszelkich dodatkowych informacji, które mogą być konieczne do przygotowania oferty, zawarcia umowy i wykonania zamówienia. Zamawiający wyznacza dwa dni otwarte podczas których będzie można zapoznać się z przedmiotem zamówienia (15.10.2020 r. w godz. 08:00 – 10:00, a także 19.10.2020 r. w godz. 12:00 – 14:00).
• Na wszystkie prace wykonawca udzieli 24 miesięcznej gwarancji.
• Do zadań wykonawcy należy ponadto:
– sporządzanie terminowo wniosków oraz podań do właściwych organów i instytucji celem uzyskania urzędowych pozwoleń, zezwoleń, odbiorów i zaświadczeń, jeżeli takie są wymagane zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa dla realizowanego zadania;
– przygotowanie niezbędnej dokumentacji w celu złożenia podań, wniosków do właściwych organów, w tym w szczególności wniosku o pozwolenie lub zgłoszenia wykonania robót objętych zapytaniem ofertowym, jeżeli w ocenie wykonawcy wskazane w zapytaniu ofertowym prace wymagają takiego pozwolenia lub zgłoszenia;
– ocena czy objęte zapytaniem ofertowym prace wymagają urzędowych pozwoleń, zezwoleń, przygotowanie niezbędnej dokumentacji dla Zamawiającego, wniosków, podań oraz wsparcie i doradztwo na etapie prowadzonych postępowań administracyjnych w tym przedmiocie.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:
45453000 – 7 – roboty remontowe
45432100 – 5 – kładzenie i wykładanie podłóg
45442100 – 8 – roboty malarskie
45410000 – 4 – tynkowanie
45453000 – 7 – roboty remontowe i renowacyjne,
45450000 – 6 – roboty budowlane wykończeniowe, pozostałe
45453100 – 8 – roboty renowacyjne
45454000 – 4 – roboty restrukturyzacyjne
45440000 – 3 – roboty malarskie i szklarskie
45430000 – 0 – pokrywanie podłóg i ścian
45262690 – 4 – remont starych budynków
45211310 – 5 – remonty budowlane w zakresie łazienek
45421151 – 7 – instalowanie kuchni na wymiar
45212500 – 1 – przeróbka kuchni lub restauracji
45431000 – 7 – kładzenie płytek
45432000 – 4 – kładzenie i wykładanie podłóg, ścian i tapetowanie ścian
45300000 – 0 – roboty instalacyjne w budynkach
45310000 – 3 – roboty instalacyjne elektryczne
45320000 – 6 – roboty izolacyjne
45330000 – 9 – roboty instalacyjne wodno-kanalizacyjne i sanitarne

4. Zadania po stronie Wykonawcy
• złożenie w terminie oferty,
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
• bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
Wykonawca jest zobowiązany w szczególności do:
• wykonania przedmiotu umowy przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje, wyposażone w odpowiedni sprzęt, narzędzia i odzież niezbędne do wykonania przedmiotu umowy,
• utrzymywania porządku na terenie prowadzonych prac,
• sporządzania terminowo wniosków oraz podań do właściwych organów i instytucji celem uzyskania przez Zamawiającego urzędowych pozwoleń, zezwoleń, odbiorów i zaświadczeń, jeżeli takie są wymagane zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa,
• wykonania przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami, normami i warunkami technicznymi wykonania i odbioru robót, ze wskazówkami Zamawiającego oraz zasadami wiedzy technicznej,
• dbałości o przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony środowiska.

Prace remontowe, w tym prace związane z instalacjami zostaną odebrane na podstawie protokołu odbioru końcowego podpisanego również przez inspektora nadzoru. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia wszelkiej dokumentacji, w tym dokumentacji powykonawczej.

5. Zadania po stronie Zamawiającego
• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia zamówienia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.
• Zamawiający zapewni na etapie wykonania prac nadzór wyznaczonego przez siebie inspektora nadzoru. Wykonawca zobowiązany jest do współpracy z inspektorem nadzoru na każdym etapie wykonywania prac.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia
Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie M.ST. Warszawy: ul. Konwiktorska 9, 00-2016 Warszawa w terminie do max. 10.01.2021 r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
• posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
• posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
• dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich (netto i brutto).

9. Opis sposobu przygotowania oferty:
Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla przedmiotu zamówienia wymienionego poniżej, podając ją w kwocie brutto oraz netto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług), a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.
Wskazane w ofercie wykonawcy wynagrodzenie stanowi wynagrodzenie ryczałtowe. Wykonawca ponosi ryzyko z tytułu oszacowania wszelkich wydatków lub kosztów związanych z wykonaniem przedmiotu zamówienia.

10. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami
Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest Marzenna Zawadzka – Dyrektor biura: e-mail: m.zawadzka@paralympic.org.pl, tel. 537 007 382
Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania, wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:
a) Oferty muszą być złożone do dnia 21.10.2020 r. do godz. 23:59.
Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: m.zawadzka@paralympic.org.pl zatytułowaną następująco: „Zapytanie ofertowe dotyczące remontu pomieszczeń biurowych”. Oferty otrzymane po 21.102020 r. nie będą rozpatrywane.
b) Wybór ofert nastąpi do dnia 26.10.2020 r. i zakończony zostanie protokołem.

12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:
W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
1. Cena – 70%
Zamawiający będzie badał wartość łączną zamówienia z oferty w danej lokalizacji, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (70%).
2. Doświadczenie – 30%
Zamawiający prosi o przedłożenie 3 referencji od podmiotów, na rzecz których wykonał pracę w zbliżonym zakresie do przedmiotowego zamówienia w terminie ostatnich 3 lat przed złożeniem oferty. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (30%).
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

13. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
1. Cena – 70%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Cmin / Cbad) * 70%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Cmin – cena brutto oferty najtańszej
Cbad – cena brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały
2. Doświadczenie – 30%
Wykonawca za każde przedłożone referencje otrzyma po 10 pkt.

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
W dniach 22-23.10.2020 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.
Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 26.10.2020 r.

15. Termin związania ofertą
Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Unieważnienie postępowania
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

17. Informacje na temat przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych 2016/679 – dalej jako „RODO”, w odniesieniu do:
• Wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą;
• Pełnomocnika Wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie);
• Członka organu zarządzającego Wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRS);
• Osoby fizycznej (np. pracownika Wykonawcy) skierowanej do kontaktów w sprawie realizacji zamówienia;
informujemy, że:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polski Komitet Paraolimpijski z siedzibą w Warszawie (01-952) przy ul. Trylogii 2/16. tel.: +48 22 824 08 72,
fax.: +48 22 824 08 71, e-mail: biuro@paralympic.org.pl.
2) Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pisząc na adres e-mail: iod@paralympic.org.pl.
3) Przetwarzanie danych osobowych odbędzie się w następujących celach:
a) wyboru Wykonawcy spośród nadesłanych ofert na podstawie czynności zmierzających do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
b) zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy z Wykonawcą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (w przypadku wyboru oferty);
c) realizacji obowiązków wynikających z przepisów o podatkach i rachunkowości tzn. rozliczenia finansowego i podatkowego (np. rozliczenie faktur a następnie przechowywanie dokumentacji księgowej) (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
d) ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami z tytułu zawartej umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
e) kontaktowania się z Wykonawcą i jego pracownikami w sprawie realizacji umowy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim jest kontakt w celu realizacji umowy.
4) Oferty niewybrane będą przechowywane przez okres roku licząc od końca roku, w którym została przysłana oferta.
5) Oferta wybrana oraz dokumentacja związana z wybranym Wykonawcą będą przechowywane przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy oraz z przepisów prawa.
6) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty świadczące dla Administratora usługi informatyczne (hosting skrzynek mailowych), prawne, doradcze, na podstawie stosownych umów oraz podmioty upoważnione do otrzymania Pani/Pana danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
7) Podanie danych osobowych niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy jest warunkiem umownym, ich niepodanie poskutkuje brakiem możliwości zawarcia i realizacji umowy.
8) W przypadku gdy jest Pani/Pan pracownikiem Wykonawcy, podanie Pani/Pana danych osobowych może być obowiązkiem wynikającym z relacji służbowej lub innej pomiędzy Panią/Panem, a Wykonawcą.
9) Przysługuje Pani/Panu prawo do:
a) dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
b) przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim Pani /Pana dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy w sposób zautomatyzowany;
c) wniesienia sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
d) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
19. Pani/Pana dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu oraz nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

18. Uwagi końcowe
Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z PKPar lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu PKPar lub osobami wykonującymi w imieniu PKPar czynności, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian do zapytania lub wprowadzania wyjaśnień na każdym etapie jego realizacji.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Komitet Paraolimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do akceptacji którejkolwiek oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Oferentom nie przysługują wobec Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego jakiekolwiek roszczenia z tytułu kosztów lub wydatków poniesionych przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
Umowa z wykonawcą zostanie zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Polski Komitet Paraolimpijski zastrzega, że wybór danej oferty nie stanowi przyjęcia oferty i nie kreuje po stronie wybranego oferenta roszczenia o zawarcie umowy.
Polskiemu Komitetowi Paraolimpijskiemu przysługuje prawo do:
• odstąpienia od zapytania ofertowego na każdym etapie
• odstąpienia od wyboru któregokolwiek z oferentów
• odstąpienia od podpisania umowy z wybranym wykonawcą; w takim przypadku Polski Komitet Paraolimpijski jest uprawniony do zaniechania wyboru i podpisania umowy z innym wykonawcą lub podpisania umowy z innym wykonawcą, a z tego tytułu uprzednio wybranemu wykonawcy nie przysługuje jakiekolwiek roszczenie wobec Komitetu
• podpisania umowy z innym wykonawcą aniżeli wykonawca, który uzyskał najwyższą ocenę oferty, jeżeli Komisja uzna, że inny wykonawca daje większą rękojmię należytego wykonania zamówienia; w takim przypadku wykonawcy z najwyższą oceną nie przysługuje jakiekolwiek roszczenie wobec Komitetu, w tym w szczególności roszczenie o zawarcie umowy lub zwrot jakichkolwiek wydatków lub kosztów poniesionych w związku ze złożeniem oferty.

Załączniki: