Zapytanie ofertowe

1. Nazwa i adres zamawiającego:
Polski Komitet Paraolimpijski
Ul. Trylogii 2/16, 01–982, Warszawa
NIP: 5262358030
tel.: +48 22 824 08 72
Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa zakupu polis ubezpieczeniowych podróżnych dla zawodników, trenerów i pozostałej kadry na zgrupowania i zawody sportowe odbywające się na terenie oraz poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej w roku 2017.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:
66512220-0 – Usługi ubezpieczenia medycznego
66512100-3 – Usługi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków
66515200-5 – Usługi ubezpieczenia własności
66511000-5 – Usługi ubezpieczeń na życie

4. Zadania po stronie Wykonawcy
• złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1)
• złożenie w terminie załącznika nr 2,
• złożenie aktualnego odpisu z KRS lub zaświadczenia z EDG,
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
• bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.

5. Zadania po stronie Zamawiającego
• Dostarczenie pełnej specyfikacji zamawianej usługi,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury lub polisy we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia
• Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie od 09.02.2017 r. do 31.12.2017 r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
• posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
• posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
• znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się fakt, że zamówienie nie może zostać udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo ze Zleceniobiorcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zleceniobiorcy lub osobami wykonującymi w imieniu Zleceniobiorcy czynności związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, polegające
w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
• dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi;
• w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania nie wyrządził szkody zamawiającemu nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, a szkoda ta nie została dobrowolnie naprawiona do dnia wszczęcia postępowania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które wykonawca nie ponosi odpowiedzialności,
• nie wszczęto wobec niego postępowania likwidacyjnego lub ogłoszono upadłość,
• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy Wykonawca uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,
• nie wykonywał czynności związanych z przygotowaniem prowadzonego postępowania i nie posługiwał się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności,
• nie złożył nieprawdziwych informacji mających wpływ na wynik prowadzonego postępowania,
Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Oferta powinna zawierać kwoty wyrażone w PLN.
Zamawiający wyraża zgodę na płatność zaliczkową za każdorazowo wykupioną polisę podróżną.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:
Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli
w imieniu Wykonawcy. Pełnomocnictwo do podpisania oferty musi być dołączone do oferty
o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę.
W przypadku gdy Wykonawca składa kopie dokumentu, musi być ona poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Wykonawca umieszcza na treści dokumentu zapis „za zgodność z oryginałem” oraz sygnuje podpisem osób uprawnionych do składania oświadczeń woli, które podpisały ofertę.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy. Zamawiający wyraża zgodę na składanie ofert częściowych tylko w przypadku rozróżnienia destynacji na Polskę, Państwa geograficznie należące do Europy, Wyspy Kanaryjskie i Państwa leżące w basenie Morza Śródziemnego oraz pozostałe Państwa Świata. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem
i złożeniem oferty.

10 .Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami
Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest Bartosz Sójka – Specjalista ds. Komunikacji.
Kontakt telefoniczny: 509 599 512
e-mail: b.sojka@paralympic.org.pl
Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:
a) Oferty muszą być złożone do dnia 07.02.2017 r. do godz. 24:00.
Oferty należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: b.sojka@paralympic.org.pl, zatytułowanej następująco: „Oferta na usługę zakupu polis ubezpieczeniowych podróżnych dla zawodników, trenerów i pozostałej kadry na zgrupowania i zawody sportowe odbywające się na terenie oraz poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej w roku 2017.
b) Oferty otrzymane po 07.02.2017 r. nie będą rozpatrywane.
c) Wybór ofert nastąpi w dniu 08.02.2017 r. i zakończony zostanie protokołem.

12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:
W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
1. Składka za osobę (zawodnika lub trenera/opiekuna/fizjoterapeutę) za dzień w ramach podanych sum ubezpieczenia zależna również od destynacji wymienionej w zapytaniu (wyrażona w PLN) – 100%
Zamawiający będzie badał składkę dla każdego elementu z oferty, sumując składki jednostkowe poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu wg następujących zmiennych:
– destynacja
Najkorzystniejsza oferta dla danej pozycji otrzyma maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).

13. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
Składka za osobę (zawodnika lub trenera/opiekuna/fizjoterapeutę) za dzień w ramach podanych sum ubezpieczenia zależna również od destynacji wymienionej w zapytaniu – 100%

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
(Smin / Sbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Smin – wartość pozycji z oferty najtańszej
Sbad – wartość pozycji z oferty badanej
100 – współczynnik stały

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
W dniu 08.02.2017 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejsze zostaną uznane oferty, które uzyskają najwyższą ocenę z poszczególnych pozycji oraz spełnią wymagania dotyczące zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.
Wybranych kontrahentów Komisja zaprosi do podpisania umów. Jeżeli kontrahenci, których oferta została wybrana, odstąpią od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszych ofert Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 08.02.2017 r.

15. Termin związania ofertą
Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Unieważnienie postępowania
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

17. Uwagi końcowe
Postępowanie prowadzone jest zgodnie z „Procedurą zakupową dotyczącą dostaw i usług świadczonych na rzecz Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego ze środków publicznych”.
Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są
z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Komitet Paraolimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Komitet Paraolimpijski nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów
w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

18. Postanowienia końcowe
Do zapytania ofertowego dołączono:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych