Zapytanie ofertowe nr 84/2018

Data publikacji: 27.08.2018 r.

Zapytanie ofertowe nr 84/2018

dotyczące wyboru trenerów/instruktorów pływania prowadzących zajęcia sekcji pływackiej w okresie od 01.10.2018 r. do 31.03.2019 r. w ramach projektu „Organizacja zajęć sekcji pływackiej dla osób z niepełnosprawnościami”.

1. Nazwa i adres zamawiającego:
Polski Komitet Paraolimpijski
ul. Trylogii 2/16, 01–982 Warszawa
NIP: 5262358030
tel.: +48 22 824 08 72
Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa polegająca na prowadzeniu przez trenerów/instruktorów pływania zajęć sekcji pływackiej (średnio 1-5 godziny dziennie, średnio 3 razy w tygodniu) w okresie od 01.10.2018 r. do 31.03.2019 r. Prowadzenie grupowych zajęć sekcji pływackiej odbywać się będzie z grupami utworzonymi w wyniku wolnego naboru organizowanego przez Zamawiającego. Sekcja pływacka liczy śr. 10 osób z niepełnosprawnościami i jest prowadzona przez dwóch trenerów/instruktorów. Zajęcia prowadzone będą zgodnie z harmonogramem zajęć opracowanym przez Zamawiającego.
Zajęcia sekcji pływackiej prowadzone będą w ramach projektu pt. „Organizacja zajęć sekcji pływackiej dla osób z niepełnosprawnościami”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000413/BF/D z dnia 30.03.2017 r. podpisanej pomiędzy Polskim Komitetem Paraolimpijskim a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:
80510000-2 – Usługi szkolenia specjalistycznego

4. Zadania po stronie Wykonawcy
• złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do zapytania (załącznik nr 1)
w obszarze określającym prowadzenia przez trenerów/instruktorów pływania zajęć sekcji pływackiej, (średnio 1-5 godziny dziennie, średnio 3 razy w tygodniu) w okresie od 01.10.2018 r. do 31.03.2019 r., zgodnie z harmonogramem zajęć opracowanym przez Zamawiającego,
• złożenie w terminie załącznika nr 2,
• kompleksowe przeprowadzenie zajęć sekcji pływackiej w miejscu wskazanym przez zamawiającego,
• rzetelne i terminowe, zgodne z wymogami projektowymi realizowanie przedmiotu zamówienia, w tym prowadzenie dzienników obecności, dzienników zajęć,
• przekazywanie Zamawiającemu wszelkiej oryginalnej dokumentacji związanej
z prowadzeniem zajęć do 7 dni roboczych po zakończeniu pełnego miesiąca,
• informowanie uczestników projektu o współfinansowaniu zajęć ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
• weryfikacja aktualnych badań lekarskich uczestników projektu dopuszczających ich do udziału w projekcie,
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
• bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania po stronie Zamawiającego
• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia zamówienia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury lub rachunku we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia
• Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie Miasta Kalisz w terminie 01.10.2018 r. – 31.03.2019 r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
• posiada niezbędne uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, czyli uprawnienia trenera/instruktora pływania lub inne uprawnienia do nauki pływania, preferowani kandydaci: trener lub instruktor pływania osób z niepełnosprawnościami,
• posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia, dodatkowym atutem będzie min. 3 letnie doświadczenie w pracy z osobami
z niepełnosprawnościami, udokumentowane np. referencjami,
• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
• dysponuje potencjałem organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi,
• zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2025 r.
Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich i być ceną brutto wraz z narzutami pracodawcy (obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia
i koszty).
Zamawiający planuje dokonywać częściowych rozliczeń po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:
• Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem
z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.
• Załącznik nr 2,
• Skan uprawnień, w przypadku posiadania dokumentu potwierdzającego doświadczenie jego skan,
• Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
• W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla przedmiotu zamówienia wymienionego poniżej, podając ją w kwocie brutto wraz z narzutami pracodawcy (obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia i koszty), a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.
• Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Oferta powinna również uwzględniać wszystkie poniższe elementy:

Prowadzenie zajęć sekcji pływackiej
Kalisz:
• Oczekujemy zapewnienia prowadzenia przez trenerów/instruktorów pływania zajęć sekcji pływackiej, w liczbie min. 184 godzin łącznie (średnio 1-5 godzin dziennie, średnio 3 razy w tygodniu) w okresie od 01.10.2018 r. do 31.03.2019 r., zgodnie z harmonogramem zajęć opracowanym przez Zamawiającego.

Zamawiający dopuszcza w uzasadnionych przypadkach możliwość częściowego wykonania zamówienia w mniejszej ilości godzin, po uprzednim ustaleniu oraz akceptacji takiej konieczności przez Zamawiającego.

10 .Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami
Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest P. Bartosz Sójka:
e-mail: b.sojka@paralympic.org.pl
Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:
a) Oferty muszą być złożone do dnia 03.09.2018 r. do godz. 24.00.
Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: b.sojka@paralympic.org.pl zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę prowadzenia zajęć sekcji pływackiej w ramach projektu pt.: „Organizacja …” .
Oferty otrzymane po 03.09.2018 r. nie będą rozpatrywane.
b) Wybór ofert nastąpi w dniu 04.09.2018 r. i zakończony zostanie protokołem.
12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:
W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
1. Cena – 70%
Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – prowadzenie zajęć sekcji pływackiej. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie
z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (70%).
2. Uprawnienia – 20%
Zamawiający będzie badał, czy Wykonawca posiada udokumentowane uprawnienia trenera/instruktora pływania. Max. punktację otrzymają Wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia trenera lub instruktora pływania osób z niepełnosprawnościami.
3. Doświadczenie – 10%
Zamawiający będzie badał, czy Wykonawca posiada udokumentowane doświadczenie pracy z osobami z niepełnosprawnościami. Max. punktację otrzymają Wykonawcy, którzy posiadają min. 3 letnie udokumentowane doświadczenie pracy z osobami z niepełnosprawnościami.

13. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
1. Cena – 70%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Cmin / Cbad) * 70%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Cmin – cena brutto oferty najtańszej
Cbad – cena brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały
2. Uprawnienia – 20%
Wykonawca, który posiada uprawnienia trenera lub instruktora pływania osób niepełnosprawnych uzyska 20 punktów, wykonawca, który posiada uprawniania trenera lub instruktora pływania otrzyma 15 punktów.
3. Doświadczenie – 10%
Wykonawca, który posiada udokumentowane doświadczenie pracy z osobami z niepełnosprawnościami uzyska 10 punktów.

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
W dniu 04.09.2018 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.
Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 04.09.2018 r.

15. Termin związania ofertą
Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Unieważnienie postępowania
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

17. Finansowanie
Zamówienie jest finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Organizacja zajęć sekcji pływackiej dla osób
z niepełnosprawnościami”.

18. Uwagi końcowe
Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są
z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami
w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Komitet Paraolimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Komitet Paraolimpijski nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

19. Postanowienia końcowe
Do zapytania ofertowego dołączono:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych.