Zapytanie ofertowe nr 71/2020

Data publikacji: 27 maja 2020 r.

Zapytanie ofertowe nr 71/2020

dotyczące wyboru trenerów/instruktorów sportowych prowadzących zajęcia sekcji sportowej w okresie od 08.06.2020 r. do 31.03.2021 r.
w ramach projektu „Bądź AKTYWNY!2020”.

1. Nazwa i adres zamawiającego:
Polski Komitet Paraolimpijski
ul. Trylogii 2/16, 01–982 Warszawa
NIP: 5262358030
tel.: +48 22 824 08 72
Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa polegająca na prowadzeniu przez trenerów/instruktorów zajęć sekcji sportowej (średnio 1-5 godziny dziennie, średnio 2-3 razy w tygodniu) w okresie od 08.06.2020 r. do 31.03.2021 r. Prowadzenie grupowych zajęć sekcji sportowej odbywać się będzie z grupami utworzonymi w wyniku wolnego naboru organizowanego przez Zamawiającego. Sekcja sportowa liczy śr. 10 osób z niepełnosprawnościami i jest prowadzona przez dwóch trenerów/instruktorów. Zajęcia prowadzone będą zgodnie z harmonogramem zajęć opracowanym przez Zamawiającego.
Zajęcia sekcji sportowej prowadzone będą w ramach projektu pt. „Bądź AKTYWNY!2020”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000580/BF/D z dnia 10.04.2020 r. podpisanej pomiędzy Polskim Komitetem Paraolimpijskim a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:
80510000-2 – Usługi szkolenia specjalistycznego

4. Zadania po stronie Wykonawcy
• złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do zapytania (załącznik nr 1)
w obszarze określającym prowadzenia przez trenerów/instruktorów zajęć sekcji sportowej, (średnio 1-5 godziny dziennie, średnio 2-3 razy w tygodniu) w okresie od 08.06.2020 r. do 31.03.2021 r., zgodnie z harmonogramem zajęć opracowanym przez Zamawiającego,
• złożenie w terminie załącznika nr 2,
• kompleksowe przeprowadzenie zajęć sekcji sportowej w miejscu wskazanym przez zamawiającego,
• rzetelne i terminowe, zgodne z wymogami projektowymi realizowanie przedmiotu zamówienia, w tym prowadzenie dzienników obecności, dzienników zajęć,
• przekazywanie Zamawiającemu wszelkiej oryginalnej dokumentacji związanej
z prowadzeniem zajęć do 7 dni roboczych po zakończeniu pełnego miesiąca,
• informowanie uczestników projektu o współfinansowaniu zajęć ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
• weryfikacja aktualnych badań lekarskich uczestników projektu dopuszczających ich do udziału w projekcie,
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
• bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania po stronie Zamawiającego
• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia zamówienia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury lub rachunku we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia
• Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie miasta: Poznań w terminie 08.06.2020 r. – 31.03.2021 r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
• posiada niezbędne uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, czyli uprawnienia trenera/instruktora sportowego lub inne uprawnienia, preferowani kandydaci: trener lub instruktor sportowy osób z niepełnosprawnościami,
• posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia, dodatkowym atutem będzie min. 3 letnie doświadczenie w pracy z osobami
z niepełnosprawnościami, udokumentowane np. referencjami,
• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
• dysponuje potencjałem organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi,
• zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2026 r.
Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich i być ceną brutto wraz z narzutami pracodawcy (obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia
i koszty).
Zamawiający planuje dokonywać częściowych rozliczeń po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:
• Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem
z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.
• Do oferty należy dołączyć wypełniony i podpisany załącznik nr 2,
• Skan uprawnień, w przypadku posiadania dokumentu potwierdzającego doświadczenie jego skan,
• Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
• W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla przedmiotu zamówienia wymienionego poniżej, podając ją w kwocie brutto wraz z narzutami pracodawcy (obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia i koszty), a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.
• Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Oferta powinna również uwzględniać wszystkie poniższe elementy:

a) Prowadzenie zajęć sekcji sportowych:

Poznań (sekcja race running):
• Oczekujemy zapewnienia prowadzenia przez trenerów/instruktorów race running zajęć sekcji race running, w liczbie min. 240 godzin łącznie (średnio 1-5 godzin dziennie, średnio 2-3 razy w tygodniu) w okresie od 08.06.2020 r. do 31.03.2021 r., zgodnie z harmonogramem zajęć opracowanym przez Zamawiającego.

Zamawiający dopuszcza w uzasadnionych przypadkach możliwość częściowego wykonania zamówienia w mniejszej ilości godzin, po uprzednim ustaleniu oraz akceptacji takiej konieczności przez Zamawiającego.

10 .Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami
Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest Magdalena Ratyńska: e-mail: m.ratynska@paralympic.org.pl
Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:
a) Oferty muszą być złożone do dnia 03.06.2020 r. do godz. 23:59.
Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail:
m.ratynska@paralympic.org.pl
Oferty otrzymane po 03.06.2020 r. nie będą rozpatrywane.
b) Wybór ofert nastąpi w dniu 04.06.2020 r. i zakończony zostanie protokołem.

12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:
W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
1. Cena – 70%
Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – prowadzenie zajęć sekcji sportowej. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie
z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (70%).
2. Uprawnienia – 20%
Zamawiający będzie badał, czy Wykonawca posiada udokumentowane uprawnienia trenera/instruktora. Max. punktację otrzymają Wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia trenera lub instruktora sportowego osób z niepełnosprawnościami.
3. Doświadczenie – 10%
Zamawiający będzie badał, czy Wykonawca posiada udokumentowane doświadczenie pracy z osobami z niepełnosprawnościami. Max. punktację otrzymają Wykonawcy, którzy posiadają min. 3 letnie udokumentowane doświadczenie pracy z osobami z niepełnosprawnościami.

13. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
1. Cena – 70%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Cmin / Cbad) * 70%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Cmin – cena brutto oferty najtańszej
Cbad – cena brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały
2. Uprawnienia – 20%
Wykonawca, który posiada uprawnienia trenera lub instruktora sportowego osób niepełnosprawnych uzyska 20 punktów, wykonawca, który posiada uprawniania trenera lub instruktora sportowego otrzyma 15 punktów.
3. Doświadczenie – 10%
Wykonawca, który posiada udokumentowane doświadczenie pracy z osobami z niepełnosprawnościami uzyska 10 punktów.

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
W dniu 04.06.2020 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.
Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 04.06.2020 r.

15. Termin związania ofertą
Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Unieważnienie postępowania
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

17. Finansowanie
Zamówienie jest finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Bądź AKTYWNY!2020”.

18. Informacje na temat przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych Wykonawcy
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych 2016/679 – dalej jako „RODO”, informujemy, że:
1. Administratorem danych osobowych Wykonawcy pozyskanych w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe jest Polski Komitet Paraolimpijski, z siedzibą w Warszawie (01-952) przy ul. Trylogii 2/16. tel.: +48 22 824 08 72, fax.: +48 22 824 08 71, e-mail: biuro@paralympic.org.pl.
2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pisząc na adres e-mail: iod@paralympic.org.pl.
3. Przetwarzanie danych osobowych Wykonawcy odbędzie się w następujących celach:
– wyboru Wykonawcy spośród nadesłanych ofert na podstawie czynności zmierzających do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
– zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy z Wykonawcą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (w przypadku wyboru danej oferty);
– realizacji obowiązków prawnych wynikających z przepisów o podatkach i rachunkowości tzn. rozliczenia finansowego i podatkowego (np. rozliczenie faktur lub rachunków, odprowadzenie składki do ZUS) (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
– ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami z tytułu zawartej umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Jeśli Wykonawca, którego oferta została wybrana, wyrazi zgodę, Administrator będzie przetwarzał jego wizerunek utrwalony w postaci zdjęć i nagrań z zajęć w sekcji w celach promocyjnych i wizerunkowych związanych z promocją oraz krzewieniem idei sportu wśród osób niepełnosprawnych oraz promocją i zdawaniem relacji z Projektu. Zdjęcia i nagrania z przeprowadzanych zajęć będą publikowane na stronie internetowej www.paralympic.org.pl oraz na fanpage’u Administratora na portalu społecznościowym Facebook na podstawie wyrażonej przez Wykonawcę zgody udzielonej na etapie podpisywania umowy (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
5. Wyrażenie zgody na przetwarzanie wizerunku jest dobrowolne i nie ma wpływu na zawarcie umowy.
6. Zgoda na przetwarzanie wizerunku może być wycofana w każdym czasie, co nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
7. Dane osobowe Wykonawcy niezbędne do realizacji umowy będą przechowywane przez czas trwania umowy a następnie przez okres 5 lat licząc od końca roku, w którym doszło do zakończenia umowy; a zarejestrowany wizerunek nie dłużej niż do momentu wycofania zgody Wykonawcy.
8. Odbiorcą danych osobowych Wykonawcy będzie Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) w ramach monitorowania i kontroli prawidłowości realizacji oraz rozliczenia Projektu. Innymi odbiorcami danych osobowych Wykonawcy mogą być podmioty świadczące dla Administratora usługi informatyczne (hosting skrzynek mailowych), prawne, doradcze, na podstawie stosownych umów oraz podmioty upoważnione do otrzymania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa np. banki, ZUS, Urząd Skarbowy.
9. Po podpisaniu umowy, dane osobowe Wykonawcy w zakresie imię i nazwisko oraz rozliczane godziny pracy mogą być przekazane do Polskiego Związku Sportu Niepełnosprawnych „Start” (PZSN Start) w celu kontroli rozliczanych godzin. Podstawą prawną przekazania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na kontroli godzin pracy w związku z koniecznością prawidłowego rozliczenia projektu dofinansowanego ze środków PFRON. Kontrola ma na celu uniknięcie sytuacji podwójnego finansowania przepracowanych godzin w projektach realizowanym przez PZSN Start oraz PKPar.
10. Podanie danych osobowych niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy jest warunkiem umownym, ich niepodanie poskutkuje brakiem możliwości zawarcia i realizacji umowy.
11. Wykonawcy przysługuje prawo do:
– dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
– przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy w sposób zautomatyzowany;
– wniesienia sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
– wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych jego dotyczących narusza przepisy RODO.
12. Dane osobowe Wykonawcy nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu oraz nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego

19. Uwagi końcowe
Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są
z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami
w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Komitet Paraolimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Komitet Paraolimpijski nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

20. Postanowienia końcowe
Do zapytania ofertowego dołączono:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych.