Zapytanie ofertowe nr 6/2017

1. Nazwa i adres zamawiającego:
Polski Komitet Paraolimpijski
Ul. Trylogii 2/16, 01–982, Warszawa
NIP: 5262358030
tel.: +48 22 824 08 72
Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa wstępu do obiektów sportowych tj. wynajmu 2 torów na pływalni w tym wstęp 10 osób plus 4 trenerów/instruktorów/wolontariuszy w terminie 12.05.2017 r. – 31.03.2018 r. w ramach projektu pt. „Organizacja zajęć sekcji pływackiej dla osób z niepełnosprawnościami”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000413/BF/D z dnia 30.03.2017 r. podpisanej pomiędzy Polskim Komitetem Paraolimpijskim a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:
45212140-9 – Obiekty rekreacyjne

4. Zadania po stronie Wykonawcy
– złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do zapytania (załącznik nr 1) w obszarze określającym zapewnienie wstępu do obiektów sportowych tj. wynajmu 2 torów na pływalni w tym wstęp 10 osób plus 4 trenerów/instruktorów/wolontariuszy w liczbie 160 godzin łącznie w trakcie zajęć sekcji pływackiej (średnio 2 godziny dziennie, ewentualnie 1-3 godziny dziennie, średnio 2-3 razy w tygodniu) w okresie od 12.05.2017 r. do 31.03.2018 r., preferowane godziny 16:00-21:00, w tym min. 20 godzin w okresie 12.05-30.06.2017 r. (należy podać terminy/daty wstępu do obiektów sportowych), terminy dalszego okresu realizacji zamówienia będą uzgadniane z wyłonionym wykonawcą min. 2 tygodnie przed rozpoczęciem pełnego miesiąca,
– złożenie w terminie załącznika nr 2,
– ponadto Oferent powinien umożliwić udział w zajęciach sekcji pływackiej osobom niepełnosprawnym, w tym osobom poruszającym się na wózkach inwalidzkich,
– Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
– Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
bieg terminu związania ofertą rozpoczyna  się wraz z upływem terminu składania ofert,
– Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
– Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania po stronie Zamawiającego
– przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia zamówienia,
– uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia
– Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie Miasta Elbląg w terminie
12.05.2017 r. – 31.03.2018 r.
– Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie Miasta Żagań w terminie
12.05.2017 r. – 31.03.2018 r.
– Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie Miasta Rzeszów w terminie
12.05.2017 r. – 31.03.2018 r.
– Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie Miasta Staszów w terminie
12.05.2017 r. – 31.03.2018 r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
– posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
– posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
– nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
– dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.
– zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2024 r.
Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich (netto i brutto).
Zamawiający planuje dokonywać częściowych rozliczeń po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:
Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.
Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla przedmiotu zamówienia wymienionego poniżej, podając ją w kwocie brutto oraz netto, z uwzględnieniem wszystkich opłat
i podatków (także podatku od towarów i usług), a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Oferta powinna również uwzględniać wszystkie poniższe elementy:

Wynajem obiektów sportowych
– Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów sportowych tj. wynajmu 2 torów na pływalni w tym wstęp 10 osób plus 4 trenerów/instruktorów/wolontariuszy w liczbie 160 godzin łącznie w trakcie zajęć sekcji pływackiej (średnio 2 godziny dziennie, ewentualnie 1-3 godziny dziennie, średnio 2-3 razy w tygodniu) w okresie od 12.05.2017 r. do 31.03.2018 r., preferowane godziny 16:00-21:00, w tym min. 20 godzin w okresie 12.05-30.06.2017 r. (należy podać terminy/daty wstępu do obiektów sportowych), terminy dalszego okresu realizacji zamówienia będą uzgadniane z wyłonionym wykonawcą min. 2 tygodnie przed rozpoczęciem pełnego miesiąca.

10 .Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami
Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest P. Marzena Kotwica – Główny Specjalista ds. projektów:
e-mail: m.kotwica@paralympic.org.pl

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:
a) Oferty muszą być złożone do dnia 11.05.2017 r. do godz. 24.00.
Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: m.kotwica@paralympic.org.pl zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę wstępu do obiektów sportowych w ramach projektu pt.: „Organizacja …” .
Oferty otrzymane po 11.05.2017 r. nie będą rozpatrywane.
b) Wybór ofert nastąpi w dniu 12.05.2017 r. i zakończony zostanie protokołem.
12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:
W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
1. Cena – 100%

Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – wynajem obiektów sportowych. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną
w zapytaniu ofertowym wagą (100%).
Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.

13. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
1. Cena – 100%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Cmin / Cbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Cmin – cena brutto oferty najtańszej
Cbad – cena brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

W dniu 12.05.2017 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.

Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.

Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 12.05.2017 r.

15. Termin związania ofertą
Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Unieważnienie postępowania
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

17. Finansowanie
Zamówienie jest finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Organizacja zajęć sekcji pływackiej dla osób
z niepełnosprawnościami”.

18. Uwagi końcowe
Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są
z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami
w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Komitet Paraolimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Komitet Paraolimpijski nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

19. Postanowienia końcowe
Do zapytania ofertowego dołączono:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych.