Zapytanie ofertowe nr 12/2023

Data publikacji: 16.03.2023 r.

Dotyczące wykonania nośników reklamowych typu outdoor z nadrukiem znaku słowno – graficznego w postaci: logotypu kompozytowego Polskiego Komitetu Paralimpijskiego i PKN ORLEN.

1. Nazwa i adres zamawiającego:
Polski Komitet Paralimpijski
Ul. Konwiktorska 9 lok. 2, 00-216, Warszawa
NIP: 5262358030
tel.: +48 22 824 08 72
Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie nośników reklamowych typu outdoor z nadrukiem znaku słowno – graficznego w postaci: logotypu kompozytowego Polskiego Komitetu Paralimpijskiego i PKN ORLEN.

Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i korektą projektu, a także transport przedmiotu zamówienia do siedziby Zamawiającego powinny zostać wkalkulowane w cenę jednostkową.

Zapytanie ofertowe służy rozeznaniu rynku i nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paralimpijskiego do złożenia zamówienia. Wszelkich informacji dotyczących przedmiotu zamówienia udzielają pracownicy biura Polskiego Komitetu Paralimpijskiego tel. 22 824 08 72.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:
22462000-6 – Materiały reklamowe
79340000-9 – Usługi reklamowe i marketingowe
79341000-6 – Usługi reklamowe
79342200-5 – Usługi w zakresie promocji
926210000-0 – Usługi promocji wydarzeń sportowych
79800000-2 – Usługi drukowania i powiązane

4. Zadania po stronie Wykonawcy:
• Złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1)
• Wykonawca powinien sporządzić ofertę w postaci szczegółowej kalkulacji elementów przedmiotu zamówienia (wg załączonego formularza ofertowego). Dopuszcza się możliwość składania ofert na pełen zakres zamówienia oraz na poszczególne produkty – oferta częściowa (pkt 9)

• Złożenie Załącznika nr 2,
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
• Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania po stronie Zamawiającego
• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.

6. Termin wykonania zamówienia:
• Przedmiot zamówienia (włączając dostawę produktów) należy wykonać w terminie  12.04.2022 – 12.05.2023 r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

• posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;

• posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;

3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli

• dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.

• zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2028 r.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia:

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich (netto
i brutto). Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.
Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego w powyższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto,
z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług), a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia go dotyczącej.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

10. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami:

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest Aleksandra Ragus marketing@paralympic.org.pl

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

a) Oferty muszą być złożone do dnia 04.04.2023 r. do godz. 24.00.

Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: marketing@paralympic.org.pl zatytułowaną następująco: „Oferta dot. zakupu nośników reklamowych typu outdoor z logotypem”.

Oferty otrzymane po 04.04.2023 r. nie będą rozpatrywane.

b) Wybór ofert nastąpi do dnia 11.04.2023 r. i zakończony zostanie protokołem.

12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
– Cena – 100%

Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty zamieszczonego w zapytaniu. Najkorzystniejsza oferta w zakresie danego przedmiotu otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych zgodnie z punktem 9.

13. Sposób obliczenia oferty:
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert
1. Cena – 100%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Cmin / Cbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Cmin – cena brutto oferty najtańszej
Cbad – cena brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy:

W dniach 05.04 – 10.04.2023 r.  zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.
Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi do dnia 11.04.2023 r.

15. Termin związania ofertą:

Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Unieważnienie postępowania:

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

17. Uwagi końcowe:

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Komitet Paralimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paralimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paralimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polskiego Komitetu Paralimpijskiego nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

19. Postanowienia końcowe:

Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy.

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych.

Załączniki od 1a, 1b, 1c, 1d, 1e, 1f, 1g, 1h, 1i – przykłady nośników reklamowych do tabeli w pkt. 2