Zapytanie ofertowe nr 98/2020

Data publikacji: 02.10.2020 r.

Zapytanie ofertowe nr 98/2020 dotyczące usługi sprzedaży i dostarczenia sprzętu sportowego dla uczestników zajęć sekcji sportowych w ramach projektu „Bądź AKTYWNY! 2020 r.”.

1. Nazwa i adres zamawiającego:
Polski Komitet Paraolimpijski
ul. Trylogii 2/16, 01–982 Warszawa
NIP: 5262358030
tel.: +48 22 824 08 72
Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa sprzedaży i dostarczenia sprzętu sportowego dla uczestników zajęć sekcji sportowych w ramach projektu pt. „Bądź AKTYWNY! 2020 r.”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000580/BF/D z dnia 10.04.2020 podpisanej pomiędzy Polskim Komitetem Paraolimpijskim a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:
37400000-2 – Sprzęt sportowy

4. Zadania po stronie Wykonawcy
– złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do zapytania (załącznik nr 1) w obszarze określającym sprzedaż i dostarczenie sprzętu sportowego wyszczególnionego w dalszej części zapytania,
– złożenie w terminie załącznika nr 2,
– Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
– Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
– bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
– Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
– Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania po stronie Zamawiającego
– przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia zamówienia,
– uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury lub rachunku we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia
Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie do 23.10.2020 r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
– posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
– posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
– nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
– zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2026 r. Powyższe zapisy reguluje również załącznik nr 2.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w PLN (netto i brutto). Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności nie krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:
• Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty,
• Do oferty należy dołączyć podpisany Załącznik nr 2,
• Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
• W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego poniżej, podając ją w kwocie netto oraz brutto, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.
• Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Oferta powinna uwzględniać wszystkie poniższe elementy: sprzedaż i dostawa sprzętu sportowego dla uczestników zajęć w sekcjach sportowych:

1) KALISZ – sekcja pływacka

2) LĘBORK – sekcja pływacka

3) LUBLIN – sekcja pływacka

4) STASZÓW – sekcja pływacka

5) TARNÓW – sekcja pływacka

6) KIELCE – łucznictwo

7) MILÓWKA – tenis stołowy

8) OPOLE – boccia

9) SIEDLCE – lekkoatletyka

10) SZCZECIN – tenis ziemny

11) WOŁOMIN – szermierka na wózkach

10 .Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami
Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest Magdalena Ratyńska, e-mail: m.ratynska@paralympic.org.pl
Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:
Oferty muszą być złożone do dnia 09.10.2020 r. do godz. 23.59. Oferty otrzymane po tym terminie nie będą rozpatrywane.
Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: m.ratynska@paralympic.org.pl
Wybór ofert nastąpi w dniu 13.10.2020 r. i zakończony zostanie protokołem.

12. Kryteria wyboru
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
1. Wartość brutto każdej pozycji wymienionej w zapytaniu (wyrażona w PLN) – 100%
Najkorzystniejsza oferta dla danej pozycji otrzyma maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).
Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

13. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert
1. Wartość brutto każdej pozycji wymienionej w zapytaniu – 100%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Wmin / Wbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Wmin – wartość brutto oferty najtańszej
Wbad – wartość brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
W dniach 12-13.10.2020 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym. Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy. Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 13.10.2020 r.

15. Termin związania ofertą
Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Unieważnienie postępowania
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

17. Finansowanie
Zamówienie jest finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Bądź AKTYWNY! 2020 r.”.

18. Informacje na temat przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych 2016/679 – dalej jako „RODO”, w odniesieniu do:
– Wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą;
– Pełnomocnika Wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie);
– Członka organu zarządzającego Wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRS);
– Osoby fizycznej (np. pracownika Wykonawcy) skierowanej do kontaktów w sprawie realizacji zamówienia;
informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polski Komitet Paraolimpijski z siedzibą w Warszawie (01-952) przy ul. Trylogii 2/16. tel.: +48 22 824 08 72, fax.: +48 22 824 08 71, e-mail: biuro@paralympic.org.pl.
2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pisząc na adres e-mail: iod@paralympic.org.pl.
3. Przetwarzanie danych osobowych odbędzie się w następujących celach:
– wyboru Wykonawcy spośród nadesłanych ofert na podstawie czynności zmierzających do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
– zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy z Wykonawcą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (w przypadku wyboru oferty);
– realizacji obowiązków wynikających z przepisów o podatkach i rachunkowości tzn. rozliczenia finansowego i podatkowego (np. rozliczenie faktur lub rachunków) (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
– ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami z tytułu zawartej umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
– kontaktowania się z Wykonawcą i jego pracownikami w sprawie realizacji umowy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim jest kontakt w celu realizacji umowy.
4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez czas trwania umowy, a następnie przez okres 5 lat licząc od końca roku w którym umowa się zakończyła.
5. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będzie Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach monitorowania i kontroli prawidłowości realizacji Projektu. Innymi odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty świadczące dla Administratora usługi informatyczne (hosting skrzynek mailowych), prawne, doradcze, na podstawie stosownych umów oraz podmioty upoważnione do otrzymania Pani/Pana danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa np. banki.
6. Podanie danych osobowych niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy jest warunkiem umownym, ich niepodanie poskutkuje brakiem możliwości zawarcia i realizacji umowy.
7. W przypadku gdy jest Pani/Pan pracownikiem Wykonawcy, podanie Pani/Pana danych osobowych może być obowiązkiem wynikającym z relacji służbowej lub innej pomiędzy Panią/Panem, a Wykonawcą.
8. Przysługuje Pani/Panu prawo do:
– dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
– przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim Pani /Pana dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy w sposób zautomatyzowany;
– wniesienia sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
– wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
9. Pani/Pana dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu oraz nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

19. Uwagi końcowe
Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są
z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami
w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Komitet Paraolimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Komitet Paraolimpijski nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

20. Postanowienia końcowe
Do zapytania ofertowego dołączono:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych.