Zapytanie ofertowe nr 139/2021

Data publikacji: 8 lipca 2021 r.

Zapytanie ofertowe nr 139/2021

na opracowanie graficzne, skład i łamanie, druk i dystrybucję 

cyklu wydawniczego „Tokio 2021 – nieograniczone możliwości”

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Polski Komitet Paraolimpijski

ul. Konwiktorska 9 lok. 2, 00-216 Warszawa

NIP: 5262358030

tel.: +48 22 824 08 72

Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa polegająca na: 1) projektach autorskich mangi, opracowanie graficzne, skład i łamanie, druk, dystrybucja książki „XVI Letnie Igrzyska Paraolimpijskie Tokio 2020” z numerem ISBN, 2) opracowanie graficzne, skład i łamanie, druk broszury w ramach projektu pn. „ Tokio 2021 – nieograniczone możliwości”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000684/BF/D z dnia 14.05.2021 r. podpisanej pomiędzy Polskim Komitetem Paraolimpijskim a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. 

2.1. Projekty autorskie mangi, opracowanie graficzne, skład i łamanie

1. Podstawą projektu graficznego książki (okładka, rozmieszczenie tekstu, zdjęć, wykresów, apli, itp.), będzie layout nawiązujący do publikacji wydawanych przez Polski Komitet Paraolimpijski. 
2. Wykonawca zaprojektuje, zgodnie ze wskazówkami Zamawiającego, cały projekt graficzny książki, w tym: okładkę, rozmieszczenie tekstu, rozmieszczenie zdjęć, rozmieszczenie, układy i style innych elementów graficznych. 
3. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru co najmniej 3 projekty graficzne okładki książki. 
4. W ramach komputerowego składu, łamania tekstu oraz przygotowania książki do druku Wykonawca:

• Wykona skład, łamanie i opracowanie komputerowe publikacji; w tym skład i łamanie tekstu gładkiego i tekstu z utrudnieniami (tabele, zdjęcia, wykresy, infografiki).
• W terminie do 5 dni kalendarzowych, po dostarczeniu przez Zamawiającego kompletu materiałów, przekaże opracowaną publikację Zamawiającemu, który w ciągu 2 dni kalendarzowych zgłosi uwagi dot. składu, łamania i graficznego opracowania publikacji oraz przedstawi pierwszą korektę tekstów.
• W ciągu 1 dnia kalendarzowego od otrzymania uwag od Zamawiającego poprawi usterki powstałe na etapie składu, łamania oraz przygotowania publikacji do druku i uwzględni korektę tekstów i przedstawi opracowaną publikację Zamawiającemu do kolejnej akceptacji, a Zamawiający w ciągu 1 dnia kalendarzowego zgłosi uwagi dot. składu, łamania i graficznego opracowania publikacji oraz przedstawi końcową korektę tekstów.
• Dostarczy Zamawiającemu opracowaną publikację książki do ostatecznej akceptacji w terminie do 10 dni kalendarzowych.
• Przygotuje zapis ostatecznej wersji publikacji książki (zatwierdzonej do druku) w formatach: PDF lub PostScriptowych (według ustaleń). 
• Wykona archiwizację wszystkich materiałów i publikacji przygotowanych do druku na płycie CD i przekaże je Zamawiającemu, co będzie podstawą do wystawienia protokołu odbioru. Archiwum będzie zawierało:

• dokument główny w pliku zamkniętym PDF przygotowanym do druku,
• dokument główny w pliku zamkniętym PDF przygotowanym do odczytu elektronicznego z automatycznym spisem treści i hiperłączami,
• dokument główny w pliku otwartym o rozszerzeniu .indd,

2.2. Druk książki – albumu według poniższej specyfikacji:

• format: 220 x 220 mm
• objętość: 220 str. + okładka 
• środek: papier kredowy gramatura 130g/m2
• Okładka: twarda, 4+0, folia matowa 1+0, + lakier UV wybiórczo 1+0
• oprawa: twarda, szyto-klejona, 
• druk: 4+4
• nakład: 5000 szt.
• dystrybucja

2.3. Opracowanie graficzne, skład i łamanie, druk broszury

• format: A4 
• papier kredowy gramatura 135 g/m2
• objętość: 12 str.
• druk: 4+4 + lakier UV wybiórczo na okładce
• nakład: 1.500 szt.
• dostawa do siedziby Zamawiającego do dnia 13.08.2021 r. do godz. 14:00

2.4. Dystrybucja

Po wykonaniu druku książki Wykonawca dostarczy (zgodnie z terminami):

• książkę w wersji papierowej do instytucji/organizacji – zgodnie z listą ok. 400 adresatów i liczbą przekazywanych egzemplarzy książki (od 1 do 30 egz.), łącznie – 4500 egz. do dnia
  30 listopada 2021 r.
• książkę w wersji papierowej do siedziby Zamawiającego w liczbie 500 egz. do dnia
  8 października 2021 r. do godz. 13:00

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

79810000-5 – usługi drukowania
79822000-2 – usługi składu
79823000-9 – usługi drukowania i dostawy
79822500-7 – usługi projektów graficznych 

4. Zadania po stronie Wykonawcy

• złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do zapytania (załącznik nr 1),
• złożenie w terminie załącznika nr 2,
• Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich dwóch latach przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał co najmniej trzy usługi polegające na wydruku publikacji książkowych w oprawie twardej, których wartość każdej była nie mniejsza niż 25.000,00 zł brutto (załącznik nr 3);
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
• bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących. 

5. Zadania po stronie Zamawiającego

• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia zamówienia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia

• Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie Rzeczpospolitej Polskiej w terminie do dnia 30.11.2021 r. 

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

• posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
• posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego lub działa w imieniu Gminy lub innej jednostki;
• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynnościzwiązane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: 

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10%  akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;

• dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi;
• znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
• posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; Zamawiający uzna spełnienie przez Wykonawcę przedmiotowego warunku, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich dwóch latach przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał co najmniej trzy usługi polegające na wydruku publikacji książkowych w oprawie twardej, których wartość każdej była nie mniejsza niż 25.000,00 zł brutto;
• zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2026 r.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 oraz załączniku nr 3 do niniejszego zapytania.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich (netto i brutto). Zamawiający planuje dokonywać częściowych rozliczeń po zakończeniu każdego etapu realizacji przedmiotu umowy. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla przedmiotu zamówienia wymienionego poniżej, podając ją w kwocie brutto oraz netto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług), a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy. 

10. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest Marlena Zduńczyk – koordynator projektu, e-mail: m.zdunczyk@paralympic.org.pl 

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

1. Oferty muszą być złożone do dnia 15.07.2021 r. do godz. 23:59.

Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: m.zdunczyk@paralympic.org.pl zatytułowaną następująco: „Oferta na na opracowanie graficzne, skład i łamanie, druk i dystrybucję cyklu wydawniczego „Tokio 2021 – nieograniczone możliwości”.

Oferty otrzymane po 15.07.2021 r. nie będą rozpatrywane. 

4. Wybór ofert nastąpi w dniu 16.07.2021 r. izakończony zostanie protokołem.

12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:

1. Cena – 100%

Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – wynajem obiektów sportowych. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną
w zapytaniu ofertowym wagą (100%). 

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

13. Sposób obliczenia oferty

Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert: 

1. Cena – 100%

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

((Cmin / Cbad) * 100%) * 100 = Ilość punktów

gdzie: 

Cmin – cena brutto oferty najtańszej

Cbad – cena brutto oferty badanej

100 – współczynnik stały

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

W dniu 16.07.2021 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty. 

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy. Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 16.07.2021 r.

15. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

17. Finansowanie

Zamówienie jest współfinansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu pn.: „Tokio 2021 – nieograniczone możliwości”.

18. Uwagi końcowe

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego. 

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Komitet Paraolimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Komitet Paraolimpijski nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

19. Postanowienia końcowe

Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych

Załącznik nr 3 – Wykaz wykonanych usług