Zapytanie ofertowe nr 7/2026

Data publikacji: 12.03.2026 r.

Zapytanie ofertowe nr 7/2026 dotyczące przeprowadzenie przez Wykonawcę kompleksowego audytu zewnętrznego
w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji Zamawiającego.

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Polski Komitet Paralimpijski

ul. Konwiktorska 9 lok. 2, 00-216 Warszawa

NIP: 5262358030

tel.: +48 22 824 08 72

Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia, termin i miejsce wykonania:

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie przez Wykonawcę kompleksowego audytu zewnętrznego w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji Zamawiającego
w terminie do 15.05.2026 r w Warszawie.

Audyt obejmuje analizę i ocenę funkcjonujących rozwiązań, procesów oraz dokumentów
w szczególności w następujących obszarach:

1. Strategia HR
   • analiza spójności strategii zarządzania zasobami ludzkimi z celami strategicznymi organizacji,
   • ocena efektywności przyjętych kierunków rozwoju polityki HR,
   • identyfikacja obszarów wymagających usprawnień lub aktualizacji.
2. Procesy rekrutacyjne

1. ocena stosowanych metod i procedur rekrutacyjnych,
2. analiza transparentności, efektywności i dostępności procesów rekrutacyjnych,
3. identyfikacja barier oraz rekomendacje dotyczące optymalizacji procesu pozyskiwania pracowników.
4. Rozwój pracowników i system szkoleń

1. ocena systemu planowania i realizacji działań rozwojowych i szkoleniowych,
2. analiza dopasowania oferty rozwojowej do potrzeb organizacji i pracowników,
3. ocena skuteczności narzędzi wspierających rozwój kompetencji.
4. Zarządzanie talentami

1. analiza stosowanych rozwiązań w zakresie identyfikacji, rozwoju i utrzymania talentów,
2. ocena systemów planowania ścieżek kariery oraz sukcesji,
3. rekomendacje dotyczące rozwoju systemu zarządzania talentami.
4. Dobrostan pracowników (wellbeing)

1. ocena działań organizacji w zakresie wspierania dobrostanu fizycznego i psychicznego pracowników,
2. analiza rozwiązań sprzyjających równowadze między życiem zawodowym i prywatnym,
3. identyfikacja obszarów wymagających wsparcia lub rozwoju.
4. Inkluzywność i różnorodność

1. analiza stosowanych praktyk w zakresie równego traktowania, dostępności oraz budowania środowiska pracy sprzyjającego różnorodności,
2. ocena poziomu inkluzywności procesów HR,
3. rekomendacje dotyczące dalszego rozwoju polityki inkluzywności w organizacji.

W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do:

• przeprowadzenia analizy dokumentów, procedur oraz danych dotyczących obszaru HR,
• przeprowadzenia wywiadów lub konsultacji z wybranymi pracownikami i kadrą zarządzającą,
• opracowania raportu końcowego zawierającego wyniki audytu, identyfikację mocnych stron i obszarów do poprawy,
• przedstawienia rekomendacji dotyczących usprawnienia funkcjonowania systemu zarządzania zasobami ludzkimi.

Rezultatem realizacji zamówienia będzie raport z audytu wraz z rekomendacjami działań rozwojowych i usprawniających w analizowanych obszarach.

Zamawiający NIE dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

• 79210000-9 – Usługi księgowe i audytorskie 
• 79212000-3 – Usługi audytu
• 79414000-9 – Doradztwo w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi 

4. Zadania po stronie Wykonawcy

• Wykonawca składa ofertę do niniejszego zapytania w terminie określonym w niniejszym zapytaniu. Do oferty należy dołączyć oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu na wzorze stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni liczony od daty końcowej terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania po stronie Zamawiającego

• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.

6. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Wykonawcy:

1. Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, 

2. posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego lub działa na podstawie odrębnych przepisów.

3. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 

4. znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

5. Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

– uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

– posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;

– pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

– pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli

6. Dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.

7. Zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2031 r.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania.

7. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia (netto i brutto) należy podać w złotych polskich.

Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności faktury nie krótszy niż 14 dni.

8. Opis sposobu przygotowania oferty:

• Oferta powinna być podpisana przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy. Do oferty należy dołączyć wypełnione i podpisane przez osoby upoważnione oświadczenie potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu.
• Wykonawca określi cenę przedmiotu zamówienia, podając ją w kwocie netto oraz brutto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług).
• Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

9. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest Marzenna Zawadzka

e-mail: [email protected]

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

10. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

• Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: [email protected] zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę audytu zewnętrznego”.
• Termin składania ofert upływa dnia: 19.03.2026 r. o godzinie: 23:59. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

11. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki niniejszego postępowania w oparciu o następujące kryterium:

Koszt oferty w badanym zakresie – 100 %.

Zamawiający będzie badał cenę dla określonego w zapytaniu przedmiotu zamówienia według następującego wzoru:

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

((Kmin / Kbad) * 100%) * 100= Ilość punktów

gdzie:

Kmin – koszt brutto oferty najtańszej

Kbad – koszt brutto oferty badanej

100 – współczynnik stały

Zamawiający w trakcie analizy złożonych ofert zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie.

Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi do dnia 23.03.2026 r.

12. Formalności w celu zawarcia umowy

Wybranego Wykonawcę Komisja zaprosi do podpisania umowy, na podstawie której realizowane będzie zamówienia.

Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

13. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania a wykonawcom nie przysługują wobec Zamawiającego jakiekolwiek roszczenia.

14. Informacje na temat przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy

1. Administratorem danych osobowych jest Polski Komitet Paralimpijski z siedzibą w Warszawie (00-216) przy ul. Konwiktorskiej 9 lok. 2. tel.: +48 22 824 08 72, fax.: +48 22 824 08 71, e-mail: [email protected].
2. Przetwarzanie danych osobowych odbędzie się w celach:

• wyboru Wykonawcy spośród nadesłanych informacji;
• zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy z Wykonawcą (w przypadku wyboru oferty);
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów o podatkach i rachunkowości tzn. rozliczenia finansowego i podatkowego;
• ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami;
• kontaktowania się z Wykonawcą i jego pracownikami w sprawie oferty i realizacji umowy.
• Osobom fizycznym przysługuje prawo do dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania, wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• Szczegółowe informacje o przetwarzaniu przez Polski Komitet Paralimpijski danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy, znajdują się na stronie internetowej: https://paralympic.org.pl/projekty/projekt-pfron/ w zakładce: „Informacje RODO”

15. Postanowienia końcowe

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a niniejsze zapytanie nie stanowi oferty ani nie kreuje po stornie Zamawiającego zobowiązania do zawarcia umowy.

Polski Komitet Paralimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji na każdym etapie postępowania, w tym również ze względu na uzasadnione potrzeby odstąpić od zawarcia umowy z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę i wybrać innego wykonawcę.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paralimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paralimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty.

Polskiego Komitetu Paralimpijskiego nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

16. Załączniki

Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych