Zapytanie ofertowe nr 11/2017

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Polski Komitet Paraolimpijski
Ul. Trylogii 2/16, 01–982, Warszawa
NIP: 5262358030
tel.: +48 22 824 08 72
Adres strony internetowej: www.paralympic.org.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa hotelowa, gastronomiczna oraz wynajmu obiektów sportowych podczas warsztatów sportowych w dniach 31.05-02.06.2017 r. oraz 08-18.06.2017 r. w ramach projektu „Nadzieje paraolimpijskie”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000423/BF/D z dnia 27.04.2017 r. podpisanej pomiędzy Polskim Komitetem Paraolimpijskim a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

45212140-9 – Obiekty rekreacyjne

55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

55100000-1 – Usługi hotelarskie

55270000-3 – Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe

55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4. Zadania po stronie Wykonawcy

złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1)
w obszarze określającym zapewnienie zakwaterowania w pokojach dwuosobowych
z wyżywieniem (śniadanie, obiad, kolacja) dla 14 osób w terminie 31.05-02.06.2017 r. i 1 osoby w terminie 31.05-01.06.2017 r. oraz dla 14 osób w terminie 8-18.06.2017 r. i 1 osoby w terminie 8-13.06.2017 r., a także możliwość wynajmu obiektów sportowych tj. stadion lekkoatletyczny, hala sportowa, siłownia przystosowana dla osób z niepełnosprawnościami,
Ponadto Oferent powinien umożliwić udział w warsztatach sportowych, jak i spożycie posiłków osobom z niepełnosprawnościami, w tym osobom poruszającym się na wózkach inwalidzkich,
złożenie w terminie załącznika nr 2,
Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania po stronie Zamawiającego

przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia,
uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia

Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie Rzeczpospolitej Polskiej
w terminie 31.05-02.06.2017 r.
Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie Rzeczpospolitej Polskiej
w terminie 08-18.06.2017 r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli

dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.
zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2024 r.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich (netto
i brutto).

Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, czyli zapewnienia usługi na cały okres 31.05-02.06.2017 r. lub zapewnienia usługi na cały okres 08-18.06.2017 r.

W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego w poniższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto,
z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla wskazanej liczby osób w zamówieniu, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia go dotyczącej.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Oferta powinna również uwzględniać wszystkie poniższe elementy w zakresie zamówienia wymienione w punkcie 1 wraz z podpunktami lub w punkcie 2 wraz z podpunktami lub
w punkcie 1 i 2 wraz z podpunktami

1. 1. 1. Zapewnienie usługi podczas warsztatu „weekendowego”

Zakwaterowanie dla 14 osób w terminie 31.05-02.06.2017 r. i 1 osoby w terminie 31.05-01.06.2017 r.

Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 14 osób w terminie 31.05-02.06.2017 r. i 1 osoby w terminie 31.05-01.06.2017 r. w pokojach dwuosobowych
z łazienkami. W przypadku nieparzystej liczby osób bądź też osób przeciwnej płci dopuszcza się możliwość zakwaterowania osób w pokojach jednoosobowych (dotyczy osób dla których nie ma osoby do zakwaterowania w pokoju 2-os.).

Wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) dla 14 osób w terminie 31.05-02.06.2017 r. i 1 osoby w terminie 31.05-01.06.2017 r.

Oczekujemy zapewnienia wyżywienia w zakresie śniadania, obiadu (posiłek dwudaniowy z surówkami i napojami w formie bufetu) oraz kolacji dla 14 osób w terminie 31.05-02.06.2017 r. (od obiadu w dniu 31 maja 2017 r. do obiadu w dniu 2 czerwca 2017 r.) i 1 osoby w terminie 31.05-01.06.2017 r. (od obiadu w dniu 31 maja 2017 r. do obiadu
w dniu 1 czerwca 2017 r.).

Wynajem obiektów sportowych

Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów sportowych tj. stadion lekkoatletyczny, hala sportowa, siłownia przystosowana dla osób z niepełnosprawnościami w terminie 31.05-02.06.2017 r.

1. 1. 1. Zapewnienie usługi podczas warsztatu sportowo-aktywizującego
Zakwaterowanie dla 14 osób w terminie 08-18.06.2017 r. i 1 osoby w terminie
08-13.06.2017 r.

Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 14 osób w terminie 8-18.06.2017 r. i 1 osoby w terminie 8-13.06.2017 r. w pokojach dwuosobowych z łazienkami. W przypadku nieparzystej liczby osób bądź też osób przeciwnej płci dopuszcza się możliwość zakwaterowania osób w pokojach jednoosobowych (dotyczy osób dla których nie ma osoby do zakwaterowania w pokoju 2-os.).

Wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) dla 14 osób w terminie 8-18.06.2017 r. i 1 osoby w terminie 8-13.06.2017 r.

Oczekujemy zapewnienia wyżywienia w zakresie śniadania, obiadu (posiłek dwudaniowy z surówkami i napojami w formie bufetu) oraz kolacji dla 14 osób w terminie 8-18.06.2017 r. (od obiadu w dniu 8 czerwca 2017 r. do obiadu w dniu 18 czerwca 2017 r.) i 1 osoby w terminie 8-13.06.2017 r. (od obiadu w dniu 8 czerwca 2017 r. do obiadu w dniu 13 czerwca 2017 r.).

Wynajem obiektów sportowych

Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów sportowych tj. stadion lekkoatletyczny, hala sportowa, siłownia przystosowana dla osób z niepełnosprawnościami w terminie 8-18.06.2017 r.

10. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest P. Marzena Kotwica – Główny Specjalista ds. projektów:

e-mail: m.kotwica@paralympic.org.pl

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

1. Oferty muszą być złożone do dnia 29.05.2017 r. do godz. 24.00.

Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: m.kotwica@paralympic.org.pl zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę hotelową, gastronomiczną, wynajem obiektów sportowych oraz dostęp do odnowy biologicznej w ramach projektu pt.: „Nadzieje paraolimpijskie”.

Oferty otrzymane po 29.05.2017 r. nie będą rozpatrywane.

1. Wybór ofert nastąpi do dnia 30.05.2017 r. i zakończony zostanie protokołem.

12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:

Całkowity koszt oferty – 100%

Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – zakwaterowanie, wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja), wynajem obiektów sportowych, dostęp do odnowy biologicznej. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).

Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych zgodnie z punktem 9.

13. Sposób obliczenia oferty

Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert

Całkowity koszt oferty – 100%

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Kmin / Kbad) * 100%) * 100= Ilość punktów

gdzie:

Kmin – koszt brutto oferty najtańszej
Kbad – koszt brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

W dniu 30.05.2017 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.

Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.

Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi do dnia 30.05.2017 r.

15. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

17. Finansowanie

Zamówienie jest finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Nadzieje paraolimpijskie”.

18. Uwagi końcowe

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są
z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Komitet Paraolimpijski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polskiego Komitetu Paraolimpijskiego nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

19. Postanowienia końcowe

Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych